SECRETAIRE A LA DIRECTION DES RESSOURCES MATERIELLES

Contenu de l'offre SECRETAIRE A LA DIRECTION DES RESSOURCES MATERIELLES chez Fédération Hospitalière de France

Description du poste

PRESENTATION DE L'ETABLISSEMENT

Le Centre hospitalier Jacques Cœur (CHJC) de Bourges est l'établissement support du Groupement Hospitalier du Territoire du Cher qui compte une population de plus de 300 000 habitants.
Le CHJC dispose d'une capacité totale de 965 lits et places répartis sur deux sites (site de Jacques Cœur pour les activités de médecine, chirurgie et obstétrique et de Taillegrain pour les activités liées à la filière personnes âgées).
Il est doté d'un plateau technique consacré à l'ensemble des activités de chirurgie et interventionnelles, d'un service d'imagerie avec scanners et IRM, d'une plate-forme commune SAMU/SDIS, d'un laboratoire de biologie médicale accrédité COFRAC notamment.
Le CHJC emploie 2200 salariés et accueille environ 40 000 urgences par an;

ENVIRONNEMENT DU POSTE

* Lieu principal d'affectation : Jacques Cœur

* Pôle de rattachement : Management et Ressources

* Supérieur Hiérarchique Direct : Directeur des Ressources Matérielles et des Achats GHT


DESCRIPTION DU POSTE
* Missions

Organiser pour un responsable hiérarchique et / ou pour une équipe la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers.
- Traitement et mise en forme de documents, rapports, courriers,
- Enregistrement du courrier : arrivées et départs
- Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques
- Accueil, orientation et information des usagers et des personnels de l'établissement
- Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions...)
- Organiser et suivi de l'agenda du directeur des Ressources Matérielles et directeur des achats GHT.
- Classement et archivage des documents : courriers, notes, rapports, …
- Organisation de réunions internes à la direction des Ressources Matérielles et celles de la direction des achats du GHT,

• Missions spécifiques :
- Emission des titres de recettes pour les repas, les concessions
- Création et recharge des cartes de self et ventes des tickets repas
- Gestion des prêts de véhicule avec un suivi journalier
- Réalise des liquidations,
- Suivi des congés des responsables des services de la direction des ressources matérielles
- Suivi annuel du bilan social, des rapports de gestion,…

* Textes règlementaires régissant l'activité du métier : Code de la commande publique

PROFIL DE POSTE
* Savoirs requis
- Capacité d'écoute
- Formation en secrétariat (bureautique : maîtrise avancée)
- Maîtrise des outils bureautiques : Traitement de Texte, Excel, Power Point, Maîtrise du publipostage
- Méthode de classement
- Bonne orthographe, aisance au téléphone
- Bonne connaissance de l'institution, de l'hôpital et des différents acteurs serait un plus
- Aptitude à rédiger
- Autonome dans la gestion courante
* Qualités requises
- Capacité d'écoute
- Capacité à communiquer et qualités relationnelles
- Capacité à orienter
- Capacité à prendre des initiatives et à rendre compte
- Capacité à travailler au sein d'une équipe et en lien avec des partenaires extérieurs
- Discrétion, rigueur et organisation

* Exigences du poste / Diplômes requis
- Connaissance des techniques de secrétariat et de la bureautique
- Formation en secrétariat et gestion administrative

ORGANISATION DU TRAVAIL
Bases de travail : Travail de jour