Secrétaire de direction à la direction générale

Contenu de l'offre Secrétaire de direction à la direction générale chez Fédération Hospitalière de France

Description du poste

Recrutement d'un(e) secrétaire de direction à la direction générale.

Temps plein - CDD de 6 mois renouvelable.

Poste à pourvoir mi-mai 2019.

Missions :

Le métier de secrétaire de direction consiste à organiser pour un responsable hiérarchique et / ou pour une équipe la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers et une gestion logistique (ex : agenda, organisation de réunions).

Les activités principales sont :
- accueil du public (personnels, patients, familles, partenaires, etc.)
- traitement des courriers : réception, enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage
- traitement de dossiers confiés
- préparation et gestion des instances (Directoire, Conseil de surveillance, Comité Technique d'Etablissement, Commission des Usagers, etc.) : envoi de l'ordre du jour, prise de notes pendant la réunion, élaboration du compte-rendu ou procès-verbal, rapport annuel de la CDU (instance et ARS)
- gestion des dossiers de plaintes et réclamations
- gestion des demandes de dossiers médicaux
- mise à jour du site Internet
- gestion de la boîte mails « CHS de Sevrey »
- organisation de réunions, visites, conférences, événements,
- prise de rendez-vous / gestion des agendas
- réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
- reproduction et diffusion de documents, de dossiers
- prise de notes, frappe et mise en forme des documents
- polyvalence générale sur le secrétariat de direction

L'activité secondaire consiste à remplacer sur les tâches prioritaires assurées habituellement par sa collègue ou à lui apporter de l'aide selon la charge de travail ponctuelle (liste non exhaustive) :
- préparation des courriers d'autorisation de sortie
- traitement de dossiers confiés
- prise de rendez-vous / gestion des agendas pour le directeur des finances, de la contractualisation et de l'innovation
- répartition des courriers reçus par l'établissement et à la direction générale
- gestion des salles du Centre de formation et de l'auditorium

Compétences requises :

• Savoir-faire :
- Capacité d'organisation et de rigueur
- Aptitudes à utiliser différents logiciels informatiques et à identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel

• Savoir-être :
- Curiosité professionnelle
- Esprit d'équipe et aptitudes relationnelles
- Autonomie dans l'organisation
- Capacité d'adaptation et d'investissement dans des domaines d'activité différents
- Capacité d'analyse et de discernement
- Discrétion professionnelle, confidentialité et disponibilité

• Formation et/ou niveau de qualification (a minima) :
-Bac professionnel secrétariat (niveau IV) / BTS assistante de direction (niveau III)

• Connaissances particulières :
- Connaissances bureautiques et informatiques indispensables
- Connaissances du droit hospitalier
- Connaissances des techniques de prise de notes rapide