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Secrétaire de direction des finances, de la direction générale et des opérations

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Fédération Hospitalière de France

Orsay, Palaiseau 23/11/2020
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Description du poste

Descriptif

IDENTIFICATION DU POSTE
Position dans la structure :
Liaisons hiérarchiques :
- Directeur des finances et des affaires générales du Groupe Hospitalier Nord Essonne.
- Directeur des opérations.
- Attachée de la direction générale
Liaisons fonctionnelles :
Membres de l'équipe de direction, équipes exécutives des pôles d'activité, chefs de service et ensemble de l'encadrement de l'hôpital, secrétariats des directions fonctionnelles.
Présentation du service et de l'équipe :
- D'un directeur des finances et des affaires générales
- D'un directeur des opérations
- D'un faisant fonction d'attaché d'administration hospitalière à la direction générale
- D'un attaché d'administration hospitalière à la direction des opérations
- De deux secrétaires de direction
Horaire de travail : temps plein du lundi au vendredi.
Horaire en binôme avec la secrétaire de la direction générale
Horaires principaux pour couvrir une amplitude horaire de 9h à 17h40 :
- 9h - 16h40
- 10h-17h40
Horaires en cas d'absence de la collègue : 9h à 17h40.
Grade : adjoint administratif.
Disponibilité : immediate
.
MISSIONS DU POSTE
Mission générale :
Assurer le fonctionnement et les missions générales du secrétariat du Directeur des finances et des affaires générales et du Directeur des opérations.
Missions permanentes :
Sous l'autorité du Directeur des finances et des affaires générales :
- Gestion des différentes réunions pour sa direction (organisation logistique, préparation et envoi des convocations, des ordres du jour et des dossiers),
- Diffusion des différents courriers, notes et documents relatifs à sa direction,
- Gestion de l'agenda et prise de rendez-vous du Directeur adjoint
- Réception, filtrage et transmission des appels téléphoniques et des messages,
- Frappe et mise en forme de courriers et de documents divers,
- Reproduction et diffusion de documents et de dossiers,
- Classement et archivage des documents,
- Accueil physique et téléphonique des usagers (information, orientation…),
- Réception, transmission et redistribution des parapheurs de documents soumis à la signature du Directeur adjoint,
- Gestion de la correspondance relative aux remises gracieuses,
- Alimentation des tableaux de bord du service.
Sous l'autorité du Directeur des opérations,
- Gestion des différentes réunions pour sa direction (organisation logistique, préparation et envoi des convocations, des ordres du jour et des dossiers),
- Diffusion des différents courriers, notes et documents relatifs à sa direction,
- Gestion de l'agenda et prise de rendez-vous du Directeur adjoint
- Réception, filtrage et transmission des appels téléphoniques et des messages,
- Frappe et mise en forme de courriers et de documents divers,
- Reproduction et diffusion de documents et de dossiers,
- Classement et archivage des documents,
- Accueil physique et téléphonique des usagers (information, orientation…),
- Réception, transmission et redistribution des parapheurs de documents soumis à la signature du Directeur adjoint,
- Gestion des urgences en relation avec le Directeur adjoint sur des interventions ponctuelles dans d'autres secteurs (gestion de crise),
- Alimentation des tableaux de bord du service.
Sous l'autorité de l'Attaché d'administration hospitalière de la direction générale et en lien avec le secrétariat :
- Assure les permanences au secrétariat de la Direction générale en ce qui concerne l'accueil et la continuité des tâches,
- Réception, tri, enregistrement et distribution du courrier,
- Gestion de l'agenda et prise de rendez-vous du Directeur Général du GHNE
- Réception, filtrage et transmission des appels téléphoniques et des messages,
- Frappe et mise en forme de courriers et de documents divers,
- Reproduction et diffusion de documents et de dossiers,
- Classement et archivage des documents,
- Accueil physique et téléphonique des usagers (information, orientation…),
- Réception, transmission et redistribution des parapheurs de documents soumis à la signature du Directeur Général,
- Echanges d'information et de bonnes pratiques avec les secrétariats des Directions fonctionnelles du Groupe Hospitalier en matière notamment de correspondance et d'organisation des instances.
- Mise à jour des organigrammes de la direction générale et des pôles,
- Gestions des gardes administratives des membres de l'équipe de Direction et des congés.
PROFIL DU CANDIDAT
Connaissances souhaitées :
Connaissance de l'organisation et du fonctionnement d'un établissement public de santé appréciée,
Connaissance et utilisation de Word, Excel, Outlook, Powerpoint,
Connaissance des techniques de secrétariat : prise de note…
Maitrise de l'orthographe et de la grammaire.
Qualités :
Discrétion professionnelle
Sens de l'accueil, du contact, et de la diplomatie,
Sens de l'organisation et capacité à gérer par priorités, esprit d'initiative, rigueur,
Goût pour le travail d'équipe et polyvalence
Disponibilité
Capacité d'adaptation et d'autonomie,
Aisance rédactionnelle
Forte volonté d'implication dans la vie des services et de l'institution
FORMATION ET EXPERIENCE PROFESSIONNELLE REQUISES
Formation :
Bac +2 (BTS ou autre),
Expérience professionnelle :
Expérience dans le domaine du secretariat appréciée.

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Localisation

Zoom sur le métier de : Assistant de direction

L’Assistant de direction est en relation direct avec le directeur et les responsables de service. Son rôle est de seconder le dirigeant pour faciliter la gestion de l'activité de l'entreprise en optimisant la répartition des tâches.

Découvrez la fiche métier Assistant de direction

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