Secrétaire de Direction DPQRU à 80% H/F

Contenu de l'offre Secrétaire de Direction DPQRU à 80% H/F chez Fédération Hospitalière de France

Description du poste

Fonction : Secrétaire de direction
Métier (précisez également le code métier) : Secrétaire (45S30)

Liaisons hiérarchiques :
Directeur des Parcours patient, de la Qualité-gestion des risques et des Relations avec les Usagers (DPQRU)
Responsable de la démarche qualité
Responsable des relations avec les usagers

Liaisons fonctionnelles :
L'ensemble des autres directions du CHU (secrétariats, directeurs)
L'équipe DPQRU,
Les responsables des différents secteurs du CHU (médicaux, paramédicaux)
Les interlocuteurs extérieurs à l'établissement (ARS, ASN, SHAM, …)

Mission principale :
Organiser pour un responsable hiérarchique et/ou pour l'équipe la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au suivi des dossiers.

Coordonner la logistique (organisation de réunion, formations et déplacements professionnels…).

Le titulaire du poste assure le fonctionnement du secrétariat de Direction en binôme avec une autre secrétaire. Ceci implique l'ensemble des missions dévolues au secrétariat DPQRU, à savoir :
Accueil physique et téléphonique (professionnels, usagers…)
Organisation de réunions, visites, conférences, évènements, commissions spécialisées
Organisation des déplacements
Gestion des agendas / prise de rendez-vous
Réception et traitement de messages téléphoniques et/ou électroniques
Prise de note, frappe et mise en forme des documents
Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, classement et archivage)
Reproduction et diffusion de documents
Gestion des stocks de produits et matériels dans son domaine (papeterie…)

Missions spécifiques (en complément de la mission principale) :
Missions en lien avec le secteur des Relations avec les Usagers sur le partenariat avec les différentes associations.
Saisie et suivi des congés sur le logiciel.
Suivi et transmission des dossiers pilotés et coordonnés par la direction, en lien avec la tutelle et les différents partenaires (ARS, HAS, CPAM, ASN…).
Suivi et classement des conventions

Spécificités du poste :
Poste devant appréhender des thématiques très variées, nécessitant une capacité d'adaptation et d'organisation forte au regard du large périmètre couvert par les missions de la direction.
Poste à temps non complet à 80% avec une DQT de 7h30.

Formations obligatoires requises :
Secrétariat et gestion administrative
Bac professionnel secrétariat (niveau IV) / BTS assistante de direction (niveau III)

Moyens mis à disposition (techniques, humains, financiers) :
Poste informatique
Poste téléphonique

Formations - Qualifications (Savoir) :
Maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, Powerpoint, Outlook etc…)
Connaissance du fonctionnement et contexte institutionnel
Maitrise des techniques d'accueil et d'organisation

Connaissances particulières (Savoir-faire) :
Capacités à programmer, suivre les différents sujets et alerter en cas de situation à risque
Connaissance de l'hôpital
Travailler en équipe pluridisciplinaire : partager les informations
Savoir traiter l'information en l'orientant vers la personne compétente

Expériences professionnelles (Savoir-faire) :
Secrétariat de direction
Bonne connaissance de l'administration hospitalière

Qualités professionnelles (Savoir-être) :
Rigueur et exactitude
Discrétion (respect du secret professionnel)
Diplomatie, tact et mesure
Qualités relationnelles
Réactivité
Avoir le sens de l'organisation
Aisance rédactionnelle