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Secrétaire de direction / Gestion et suivi d'exécu

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Fédération Hospitalière de France

Paris, Ile-de-France 22/02/2021
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Description du poste

Descriptif

Fonction : Secrétaire de direction / Gestion et suivi d'exécution des marchés et de la facturation
Grade : Secrétaire médicale / Adjoint administratif

Liaisons hiérarchiques :
· Le directeur adjoint
· Le chef du service des travaux
· Le responsable administratif
Liaisons fonctionnelles :
· Tous les services de l'hôpital
· Les fournisseurs
· La direction des finances
· Les services techniques
Le service travaux, maintenance et sécurité est composé de 22 agents et il travaille en étroite collaboration avec l'ensemble des services et des directions de l'établissement.
Horaires de travail : couverture par l'équipe d'une plage horaire de 9h-17h

Missions générales

ü Assurer le secrétariat du directeur adjoint, du chef du service et plus largement du service.
ü Suivi d'exécution des marchés, traitement des commandes et de la facturation au sein de la cellule administrative du service des travaux.

Missions permanentes
Secrétariat :
ü Assistance au directeur adjoint, au chef de service et au service dans leur organisation et leur fonctionnement au quotidien
ü Frappe du courrier, organisation de réunions ; enregistrement, tri et diffusion du courrier ; tenue de l'agenda ; prise en charge et orientation des appels téléphoniques ;
ü Classement et suivi des dossiers, archivage
ü Gestion de la Hot line (numéro d'appel pour les demandes d'interventions techniques urgentes des services de l'hôpital), suivi des demandes et production de statistiques
Rédaction de divers courriers, de comptes-rendus
Gestion et suivi d'exécution des marchés et de la facturation :
ü Réception et suivi des devis
ü Elaboration, édition et suivi des commandes
ü Suivi de l'exécution des marchés et de maintenance travaux (vérification du montant du marché par rapport aux factures, actualisation des montants lors des reconductions et avenants)
ü Réception, vérification et liquidation des factures et des situations de travaux
ü Vérification des actualisations des prix
ü Suivi des facturations et des consommations d'électricité, de gaz, de chauffage et d'eau avec analyse des variations en collaboration avec les techniciens
ü Gestion des litiges des factures
ü Mise à jour des tableaux de bord de la direction: Suivi de facturation des marchés de maintenance travaux et d'entretien
ü Classement des commandes et des factures
ü Saisie des pièces de marché d'opération de travaux, d'entretien et de maintenance travaux (certificats de visite, candidats retenus/non retenus, notification des actes d'engagement et avenants, envoi à l'agence comptable…)
ü Publication des marchés et participation à leurs créations
ü Remise des dossiers de consultations aux entreprises
ü Tenue du registre des dépôts des offres lors d'une consultation des entreprises
ü Participation à la rédaction du bilan social, du rapport d'activité et du bilan financier
ü Participation à la clôture de l'exercice comptable : Fiches d'immobilisation, charges rattachées et reports de commandes


Compétences et qualités requises

ü Organisation et méthode
ü Capacités relationnelles, travail en équipe, rigueur, qualités rédactionnelles
ü Esprit d'initiative
ü Maîtrise des outils bureautiques (word, excel, …)
ü Connaissance comptabilité publique
ü Sens de la confidentialité et de la discrétion

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Localisation

Zoom sur le métier de : Assistant de direction

L’Assistant de direction est en relation direct avec le directeur et les responsables de service. Son rôle est de seconder le dirigeant pour faciliter la gestion de l'activité de l'entreprise en optimisant la répartition des tâches.

Découvrez la fiche métier Assistant de direction

Ils recrutent pour le poste de Secrétaire de direction

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