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Contenu de l'offre OFFICE MANAGER F/H chez fidesio
Paris 6e (75)
CDI
Directement rattaché(e) à notre Directeur associé, votre mission consistera à intervenir sur diverses missions :
Office Manager : 70% de l’activité
Accueil de la clientèle, gestion des appels téléphoniques, saisie et mise en forme de documents, constitution de dossiers.
Rédaction de courriers, des supports de communication interne (rapport, compte rendu…)
Utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, salle de réunions, etc…)
Préparation et organisation des déplacements, réunions et évènements (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles...)
Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles liées au fonctionnement de la structure
Prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de prestations, de maintenances, d’équipements), ou d'évènements spécifiques
Gestion administrative courante : traitement et rédaction de courriers, emails et notes de service, classement, archivage…
Rédaction de contrats de prestations de services
Organiser la logistique des recrutements et des formations
Reporting régulier de vos actions auprès de la direction
Comptabilité et ressources humaines : 30% de l’ activité
Contrôle des documents comptables : factures fournisseurs et notes de frais
Ventilation des factures (formation à l’outil prévu)
Gestion des coûts (budget fournisseurs)
Planification des paiements de factures
Relances clients
Gestion administrative du personnel
Suivi de la législation sociale
Préparation des fiches de paies (saisie des jours de congés et RTT).
Préparation des contrats de travail, de stage, d’alternance
Profil recherché Bon relationnel
Formation minimum: bac+2 avec une spécialisation en assistanat ou en secrétariat
Expérience similaire de 2 ans minimum
Maîtrise de l’utilisation du Pack Office (Word, Excel, Power Point)
Anglais professionnel courant à l'écrit (mails en anglais) et à l'oral (contacts ponctuels mais réguliers avec divers interlocuteurs)
Curieux(se), proactif(ve), adaptable, discret(e)
Organisé(e), réactif(ve), rigoureux(se)
Savoir prendre des initiatives, autonomie
Savoir gérer les priorités
Entreprise Fidesio est une agence digitale et technique, basée dans le 6ème arrondissement de Paris, qui a pour vocation de développer la performance digitale de ses clients au travers des nouveaux enjeux de business, de communication, de visibilité, etc.
Pour cela, son équipe pluridisciplinaire met ses compétences au service de ses clients, pour faciliter la mise en œuvre et la pérennité de leurs projets : e-shop, application mobile (native/hybride), site vitrine, institutionnel, extranet, et intranet, marketplace, applications métiers, application mobile, etc.
L’évolution de Fidesio passe également par l’élargissement de son offre. C’est pourquoi l’agence propose depuis plus d’un an à ses clients de faire intervenir ses développeurs directement dans leurs équipes. Par la même, Fidesio permet donc à ses collaborateurs d’ouvrir leur champs des possibles au travers de missions en accord avec leurs souhaits et les technologies qu’ils maîtrisent, et ça sans reproduire les erreurs de la concurrence. En restant humains, tout simplement.