OFFICE MANAGER H/F

Contenu de l'offre OFFICE MANAGER H/F chez FIDESIO

75002 Paris 2e CDI Référence du poste : OM19

DESCRIPTION DU POSTE
Office Manager : 70% de l’activité

Accueil de la clientèle, gestion des appels téléphoniques, saisie et mise en forme de documents, constitution de dossiers.

Rédaction de courriers, des supports de communication interne (rapport, compte rendu…)

Utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, salle de réunions, etc…)

Préparation et organisation des déplacements, réunions et évènements (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles...)

Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles liées au fonctionnement de la structure

Prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de prestations, de maintenances, d’équipements), ou d'évènements spécifiques

Gestion administrative courante : traitement et rédaction de courriers, emails et notes de service, classement, archivage…

Rédaction de contrats de prestations de services

Organiser la logistique des recrutements et des formations

Reporting régulier de vos actions auprès de la direction

Comptabilité et ressources humaines : 30% de l’ activité

Contrôle des documents comptables : factures fournisseurs et notes de frais

Ventilation des factures (formation à l’outil prévu)

Gestion des coûts (budget fournisseurs)

Planification des paiements de factures

Relances clients

Gestion administrative du personnel

Suivi de la législation sociale

Préparation des fiches de paies (saisie des jours de congés et RTT).

Préparation des contrats de travail, de stage, d’alternance

PROFIL DU CANDIDAT
Bon relationnel

Formation minimum: bac+2 avec une spécialisation en assistanat ou en secrétariat

Expérience similaire de 2 ans minimum

Maîtrise de l’utilisation du Pack Office (Word, Excel, Power Point)

Anglais professionnel courant à l'écrit (mails en anglais) et à l'oral (contacts ponctuels mais réguliers avec divers interlocuteurs)

Curieux(se), proactif(ve), adaptable, discret(e)

Organisé(e), réactif(ve), rigoureux(se)

Savoir prendre des initiatives, autonomie

Savoir gérer les priorités

TYPE DE CONTRAT
CDI

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
Rémunération : Attractive selon profil

Avantages : Mutuelle d'entreprise prise en charge à 100%, tickets restaurant

Localisation : Ile-de-France, France

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recrutement@fidesio.com
01 76 77 27 61
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