Contenu de l'offre Stage : Assistant(e) de direction H/F (Executive Assistant) chez General Electric

Job Description Summary

Job Description

Français

Rôles et responsabilités

Sous une supervision minimale, le/la titulaire de ce poste fournit une assistance administrative aux cadres dirigeants. Il/Elle communique et interagit régulièrement avec des cadres supérieurs du monde entier, ainsi qu’avec des collaborateurs et des contacts externes, pour les aider à atteindre les objectifs fixés pour leur service.

Principales responsabilités :

•    Gérer l’agenda de la direction, y compris la prise de rendez-vous et la priorisation des questions les plus délicates
•    Gérer la programmation et la logistique des déplacements nationaux et internationaux
•    Produire des rapports précis et détaillés sur les dépenses des dirigeants du service
•    Organiser des réunions et des événements sur site et à l'extérieur, y compris leur programmation, l'envoi de rappels et l'organisation de services de restauration si nécessaire
•    Fournir une aide administrative, telle que la rédaction et la modification d’emails, la rédaction de notes de service et la préparation de communications au nom de la direction
•    Exécuter de façon autonome des projets spéciaux qui exigent de connaître à la fois les besoins administratifs et les opérations techniques
•    Créer des présentations PowerPoint et utiliser des feuilles de calcul Excel en fonction des besoins
•    Assurer la gestion générale des bureaux et coordonner les stocks de fournitures de bureau 
•    Répondre à une grande variété de demandes d'information, de politiques, de procédures et de mesures de la direction
•    Maintenir la confidentialité de toutes les informations relatives à l'équipe et à l'entreprise
•    Fournir une assistance administrative aux autres services, selon les besoins 
 

Qualifications requises

•    Ce poste requiert une expérience de base dans les domaines de la gestion d’entreprise et de l’assistance de direction ; niveau de connaissance comparable à un niveau BAC+3 dans une université ou un établissement d’enseignement supérieur agréé(e) (ou baccalauréat avec une expérience pertinente)
•    Anglais courant
•    Permis de travail européen
 

Qualifications souhaitées

•    Capacité à s'épanouir dans un environnement en constante évolution et à travailler avec un sens aigu des priorités
•    Capacité à observer la stricte confidentialité de tous les aspects des services fournis
•    Solides compétences relationnelles et capacité à interagir efficacement avec une grande variété de clients internes et externes
• Compétences de communication à l’écrit très développées, y compris la rédaction de rapports, les présentations et les correspondances par email, et compétences de communication à l’oral, en particulier lorsqu'il s'agit de traiter avec des personnes aux parcours variés
•    Bonne connaissance des systèmes d'exploitation Microsoft Windows et des applications Microsoft Office, y compris Microsoft Word, PowerPoint, Excel et Outlook
•    Capacité avérée à travailler de façon autonome
•    Excellentes compétences d’organisation et capacité à établir des priorités
•    La capacité à anticiper les besoins, l'ingéniosité et la réactivité sont essentielles

English

Roles and Responsibilities
Under minimal supervision, this person offers administrative support services to executive-level leaders. 
This role will include frequent communication and interaction with senior-level personnel around the globe and external collaborators and contacts to assist with departmental objectives.
Main responsibilities:
•    Manage the executive’s calendar, including making appointments and prioritizing the most sensitive matters;
•    Managing domestic and international travel scheduling and arrangement;
•    Complete accurate and detailed leadership department expense reporting;
•    Arrange on- and off-site meetings and events, including scheduling, sending reminders, and organizing catering when necessary;
•    Providing administrative assistance, such as writing and editing e-mails, drafting memos, and preparing communications on the executive’s behalf;
•    Independently perform special projects that require a combined knowledge of administrative needs and technical operations
•    Create PowerPoint presentations and use Excel spreadsheets as needed;
•    Handle general office management & coordinate office supply inventories; 
•    Respond to a wide variety of requests for information, policies and procedures, and executive action;
•    Maintain confidentiality in all aspects of team and company information;
•    Provide back-up administrative support to other departments as necessary 
 

Required Qualifications
•    This role requires basic experience in the Business Management & Executive Support. Knowledge level is comparable to a Bachelor's degree from an accredited university or college ( or a high school diploma with relevant experience)
•    English fluency
•    EU Work Permit
 

Desired Characteristics

•    Ability to thrive in a fast-paced environment and operate with a high sense of urgency;
•    Ability to observe strict confidentiality in all aspects of services provided;
•    Strong interpersonal skills with the ability to interface effectively with a wide variety of internal and external clients;
•    Highly developed written communication skills, including report writing, presentations, email correspondence and verbal communication skills, particularly in dealing with people of diverse backgrounds;
•    Good experience in in Microsoft Windows operating systems and Microsoft Office applications including Microsoft Word, PowerPoint, Excel, and Outlook;
•    Proven ability to work independently;
•    Strong organization and prioritization skills;
•    Ability to anticipate needs, resourcefulness and responsiveness are essential
 

Additional Information

Relocation Assistance Provided: No