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Contenu de l'offre Assistant de direction F/H chez GPSO
Meudon (92)
Au sein de la Direction Générale Adjointe Ressources, vous êtes placé(e) sous la responsabilité conjointe de la Directrice Générale Adjointe des Ressources et du Directeur des Finances (
poste mutualisé
).
Vos missions :
En assistanat de la DGA Ressources, vous aurez en charge :
Suivi des projets et activités de la Direction Générale Adjointe
Contribuer / être force de proposition pour organiser des événements internes visant à créer du lien au sein du collectif de la DGA / entre les directions de la DGA
Suivi des flux d'information de la DGA Ressources (notamment suivi des courriers sensibles...),
Accueil physique et téléphonique,
Gestion de l'agenda du Directeur Général Adjoint,
Préparation des fonds de dossiers pour les réunions et commissions,
Ponctuellement, rédaction de courriers et notes,
Vous assurez le fonctionnement administratif de la Direction des Finances :
Secrétariat de direction :
Gestion du flux d'information de la direction
Référent de la direction sur la gestion du logiciel courrier ELISE
Réponse et suivi des courriers sensibles
Gestion administrative des commissions
Organisation des réunions
Divers travaux administratifs : suivi et notification des délibérations, des conventions, des ampliations, rédaction de notes et de certificats administratifs, mise en forme de documents divers
Comptabilité de la direction : gestion des commandes, suivi de la facturation et des stocks
Suivi et participation à l'activité de la direction :
En lien avec le service budget, suivi des dossiers liés à l’attribution des garanties d’emprunts. Suivi, consolidation et valorisation des indicateurs de la direction,
Actualisation de la page intranet de la direction,
Actualisation et, création de procédures internes
Suivi des bons de commande dématérialisés
Appui auprès de l'ensemble des agents de la direction
En l’absence de l’assistance de la Direction de l’Evaluation et de la Stratégie des contrats, missions ponctuelles (participation à la réunion hebdomadaire DGA Ressources, rédaction d’un courrier urgent…)
Profil recherché Les aptitudes et compétences :
Capacités d’organisation, d’adaptation et de prise d’initiative
Respect des délais, réactivité, rigueur et polyvalence
Qualités rédactionnelles
Qualités relationnelles et goût pour le travail en équipe
Maîtrise des outils de bureautique (Outlook, Word, Excel, Power point), du logiciel de courrier ELISE et du logiciel CIRIL finances
Sens du service public
Complément d'informations:
Cadre d’emplois des Adjoints administratifs (catégorie C) et des Rédacteurs territoriaux (catégorie B)
Poste ouvert aux titulaires de la fonction publique et aux contractuels
Entreprise Grand Paris Seine Ouest (GPSO), un territoire créatif, numérique et durable.
Forte de ses 316 289 habitants, GPSO représente le 3ème Pôle d’emplois d'Ile-de-France.
Son territoire s’étend sur 8 communes
(Boulogne-Billancourt, Issy-les-Moulineaux, Chaville, Marnes-la-Coquette, Meudon, Sèvres, Vanves et Ville d’Avray).
GPSO,
Etablissement Public Territorial
créé le 1er janvier 2010, est fondé sur un développement équilibré de son territoire, alliant dynamisme économique et cadre de vie privilégié. La population est au cœur des préoccupations, grâce à la qualité des services publics et au travers des compétences exercées : aménagement, urbanisme, développement durable, habitat, mobilité, développement économique, culture, sports, services de proximité.
950 femmes et hommes, par leurs compétences et engagement, participent à la mise en œuvre et la réussite des projets de GPSO,
intercommunalité
de projets, intégrée et dynamique.