ASSISTANT DE DIRECTION (H/F)

Contenu de l'offre ASSISTANT DE DIRECTION (H/F) chez Grand Lyon Métropole

Vos missions

assurer la production, par les outils de la bureautique, des documents liés à l’activité du directeur / directeur-adjoint,gérer l’agenda du directeur en termes de rendez-vous, réunions, déplacements, absences ou congés,assurer l’accueil des personnes en contact avec le directeur-adjoint soit au sein des locaux de la direction, soit par téléphone ou messagerie électronique,gérer les arrivées du courrier pour le secteur, la ventilation par services, la mise à la signature du courrier en réponse,maîtriser la circulation des parapheurs pour la mise à la signature des documents produits au sein du secteur, mener certaines tâches administratives dans le déroulement de procédures pour la gestion des marchés de services ou prestations intellectuelles (mise à la signature, transmission des documents entre services, expédition aux entreprises prestataires…),organiser les réunions décidées au niveau de la direction au bénéfice du secteur (réservation de salle et matériels, invitations, convocations, accueil, pause, restauration…),assurer par réciprocité la continuité du fonctionnement du secrétariat des directeurs-adjoints en période de congés,assurer le secrétariat du service études méthode organisation et de l'unité de collecte sélective (production et diffusion de documents, organisation de réunions, suivi d’activité, reprographie, commandes de fournitures…),participer aux différentes tâches nécessaires au bon fonctionnement des outils mis en commun au niveau des locaux de la direction (photocopieurs, imprimantes…).assurer le suivi et la gestion des opérations comptables de l'unité de collecte sélective et du service études méthode et organisation (saisie informatique des pièces comptables, suivi et demandes de quotas sur marché, vérification des pré-mandats et mandats, virements crédits, archivage...).

Vos connaissances et compétences

maîtrise des outils informatiques et notamment la bureautique,maîtrise de la production de documents de présentation à des fins de communication,connaissance de l’organisation et du fonctionnement des collectivités territoriales,expérience en organisation de réunions, colloques ou séminaires, manifestations officielles.expérience en comptabilité (idéalement publique).

Vos aptitudes et qualités

qualités relationnelles fortes (relations quotidiennes avec autres directions et services internes, élus, collectivités, entreprises, usagers…) et discrétion,bonne expression orale et écrite,capacité d’autonomie et de prise de décision dans l’exercice de ses missions,sens de l’organisation et du classement des documents,aptitude à gérer des situations de fortes sollicitations et choisir ses priorités,sens de la rigueur dans la qualité du travail produit et du respect des délais.