H/F Assistant de direction

Contenu de l'offre H/F Assistant de direction chez Hermès

Société

La Holding Textile Hermès, coordonne les différentes unités de production textile au service du groupe et des marchés externes, depuis le tissage jusqu’à la confection et l’expédition des produits, tout en développant des synergies industrielles et humaines. La Holding est composée de 8 sociétés basées majoritairement en région Rhône Alpes.

Site de tissage industriel et polyvalent, ATBC basé à Bussières (Loire) et à Challes (Sarthe) est dédié à la fabrication de tissus haut de gamme pour l’Habillement, l’Ameublement et l’Accessoire.

Dans le cadre du remplacement congé maternité d’une de nos collaboratrices, nous recherchons une assistante de direction F/H, dont la mission principale consistera à assister le directeur d’établissement, afin d’optimiser la gestion de son activité (planning, déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, …), organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.

Eléments de contexte

CDD de 6 mois à pourvoir idéalement en Novembre 2020

Principales activités

Assistanat administratif Réceptionner le courrier, en assurer la transmission et le dispatcher Réceptionner les appels téléphoniques et en assurer le filtrage. Effectuer l’accueil physique de tout visiteur ou autre sur le site Assister le directeur d’usine dans la gestion de son agenda de ses déplacements, la rédaction de courriers, de notes de service… Rédiger des documents, courriers, notes ou correspondances, mettre en forme des rapports, à partir de consignes orales ou écrites Saisir le pointage dans le SIRH Gérer les données liées à la gestion sociale du personnel (arrêts maladie, demande d’intérim, déclaration d’AT) et à la gestion de la formation (planification, organisation, saisie) Etablir les commandes de matériel en général (investissements machines, …), de fournitures administratives et industrielles, de consommables et des EPI et vérifier la conformité des livraisons Mettre à jour le livre de caisse, contrôler les factures Gérer la facturation : éditer les factures, créer les fiches fournisseurs, relancer pour le règlement, lien régulier avec le service comptabilité Gérer les notes de frais Préparer et organiser des rendez-vous, des réunions (convocations, préparation des dossiers, réservation des salles), ainsi que des déplacements (réservation de vols, billets, hôtels…) du directeur d’établissement et des collaborateurs de la structure.

Reporting industriel et autres missions Compléter et mettre à jour des tableaux de bords et des indicateurs de suivi (recueillir, synthétiser et exploiter des données) Saisir le reporting industriel Mettre à jour les différents tableaux de suivi de production, Mettre à jour le reporting environnemental (journalier et mensuel) Prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d’évènements spécifiques (séminaires, inauguration…)

Profil du candidat

Niveau de formation et expérience recherchée :

Diplôme de niveau Bac+2 (BTS, DUT, ...) en assistanat de direction/ de manager, assistanat de gestion Expérience de 5 ans minimum dans une même fonction

Compétences complémentaires :

Très bonne maîtrise de l’outil informatique (Pack Office, dont Word, Excel et Powerpoint). Techniques et qualités rédactionnelles La maitrise de l’anglais est un plus

Qualités requises :

Sens du service Discrétion et sens de la confidentialité Capacité à communiquer avec un public large et varié, bonnes capacités relationnelles Autonomie et sens de l’organisation Disponibilité, réactivité et dynamisme Polyvalence et capacité à gérer plusieurs tâches en simultanée.