FICHE DE POSTE
Office Manager (H/F)
Responsable hiérarchique : Rattaché directement au DAF
L’Office Manager a pour objectif d’alléger l’ensemble des services. Il est responsable du bon fonctionnement, de la coordination et de la supervision des bureaux en gérant toute la gestion administrative des différents services.
Il assiste un ou plusieurs responsable(s) (cadre dirigeant, directeur...) afin d'optimiser la gestion de leur activité (organisation de déplacements, réparation de réunions, accueil, ...). Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.
Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements...) ou d'évènements spécifiques (organisation de séminaires, salons, ...) en collaboration avec les différents pôles et assiste le Président dans ses tâches administratives quotidiennes.
Les missions principales du poste sont :
Accueil clientèle/fournisseurs dans les locaux et filtrer des appels téléphoniques (Interphone) Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes etc.) Organiser des déplacements professionnels Préparer et organiser des réunions Réaliser la gestion administrative du courrierLes missions spécifiques :
Consulter, sélectionner et proposer les fournisseurs pour les achats généraux Assurer l’approvisionnement et l’entretien courant des moyens matériels de l’entreprise (gestion des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons ect…) Constater toute dégradation et/ou usure et mettre en œuvre les actions correctives pour assurer le bon entretien de la totalité des sites des sociétés du groupe. Suivre les conditions d'exécution d'un contrat Assurer la gestion administrative de la flotte automobileProfil :
Organisé et rigoureux.
Sens de la confidentialité, discret.
Bonne aisance sur les supports Pack Office
Aisance relationnelle et capacité à absorber la pression.
Polyvalent et capable de gérer les urgences.
Niveau : Bac +2
Expérience : Minimum 2 ans Alternance compris
Outils à connaître : Pack Office / Cloud
Rémunération : SMIC pour un temps plein
TÂCHES
Parc Auto :
Gestion de la flotte Gestion des PV Suivi des contrats assurancesMatériel HESUS :
Flotte des mobiles et du contrat Orange Flotte des ordinateurs Gestion avec IT-Systèmes Arrivées et Départs Gestion des tickets Gestion des équipements généraux (Baie de Brassage, Copieurs...) Téléphonie Fixe (OVH) Abonnements FAI EPI Suivi des stocks et commande des fournitures Goodies Entretien des imprimantesLocaux :
Gestion et suivi des contrats de prestation pour les locaux d’Hesus (nettoyage, réseau etc…) Gestion de l’interphone, accueil des visiteurs Gérer le matériel du quotidien sur chacun des postes Gestion de la cuisineHESUS :
Gestion des évents : organisation, gestion des fournisseurs, mise en place, rangement etc…Bureaux et rangements
Monter les meubles et les rangements Payer des amendes au centre des impôts Préparation des bureaux pour les nouveaux arrivants Création/Suppression des comptes Box et Salesforce Commande de cartes de visite Gestion du courrierGestion des recommandés
Gestion des billets de train
Gestion des réservations salles extérieures
Gestion café/eau/Fruits
Gestions propreté salles réunion et cuisine
Tâches administratives diverses pour la Finance (dépôts de documents, banque etc…)
Avantages :
Titre-restaurant / Panier RTT Participation au transportType d'emploi : Temps plein, CDI
Salaire : 1 600,00€ à 2 000,00€ /mois
Expérience:
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