Assistant de Direction au GH Sud

Contenu de l'offre Assistant de Direction au GH Sud chez HOSPICES CIVILS DE LYON

ADJOINT DES CADRES HOSPITALIERS OU ASSISTANT MÉDICO-ADMINISTRATIF H/F à 100% à la Direction du Groupement Hospitalier Sud

GROUPEMENT HOSPITALIER SUD
Direction
Assistante de Direction

ÉTABLISSEMENT

Le Groupement Hospitalier du Sud (GHS)
Établissement pluridisciplinaire de 1280 lits et places regroupe 2 établissements, l’Hôpital Lyon Sud (HLS) et l’Hôpital Henry GABRIELLE (HHG).

CARACTÉRISTIQUES GÉNÉRALES DU SERVICE

Le poste de secrétaire de Direction du Groupement sud est situé à :
Hôpital Lyon Sud
165, chemin du Grand-Revoyet
69495 PIERRE-BÉNITE

DÉFINITION GÉNÉRALE DU POSTE

Le Secrétariat de la Direction du groupement est constitué de plusieurs secrétaires, référente chacune de plusieurs directions. Ce poste nécessite de travailler en collaboration entre trois secrétaires de direction afin d’assurer la continuité du secrétariat. Les périmètres concernés sont ceux de la Directrice du groupement, du Directeur Adjoint, la Directrice des Affaires Générales, du Chef de projet BAUREALS.
L’attaché d’administration de la Direction est le supérieur hiérarchique de l’ensemble du secrétariat de la Direction.

ACTIVITÉS GÉNÉRIQUES ET PARTAGÉES DU POSTE

- Gestion d’agendas de Directeurs et gestion de la logistique associée nécessaire ; réservations ; transports, salles, prestation hôtelière et ressources techniques
- Missions de secrétariat courantes : organisations de réunions, ouverture de courriers/numérisations/ dispatching/classement, accueils physique et téléphonique
- Préparation des dossiers en vue des réunions, instances, rendez-vous, conférences téléphoniques
- Suivi de l’avancement et de l’évolution des dossiers, rappel des échéances
- Frappe et mise en forme de courriers, dossiers, comptes rendus, convocations, notes d’information…
- Gestion des salles de réunion de la Direction et de leurs équipements ; matériel informatique ainsi que des véhicules de service
- Commandes/réception/rangement de fournitures, demandes d’intervention Quick DI
- Mises à jour de l’annuaire téléphonique/ listes diffusions, demandes d’habilitation
- Participation à la continuité du secrétariat de Direction et donc connaissance des priorités des Secrétaires de Direction associées
- En alternance avec les 2 autre secrétaires ; frappe des PV des CHSCT et CTEL, pour relecture par l’AAH

TACHES SPÉCIFIQUES SECRÉTARIAT DE LA DIRECTRICE DU GROUPEMENT

- Gestion prioritaire de l’agenda de la Directrice du groupement en lien avec celui du Directeur Adjoint, organisation des points réguliers multiples et des réunions en lien avec les PAM ou autres services internes à l’hôpital, avec la Direction Générale, les autres groupements, les directions centrales, transversales…
- Astreinte de l’équipe de direction :
o Gardes du GH Sud : Élaboration/mise à jour/transmission du tour de garde annuel. Transmission et mise à jour des informations de la mallette de garde : coordonnées téléphoniques, procédures. Mise en ligne et diffusion du rapport de garde hebdomadaire, commandes de transports
- Congés des directeurs : Etablissement du tableau de suivi/enregistrement et suivi des demandes/mises à la signature à la Direction générale
- Gestion des réunions de la direction : Calendriers Réunions de Directions, Directions élargies/Rédacteurs de PV, calendriers CGL/CMEL
- Gestions des délégations de signatures
Tâches ponctuelles
- Programmation des RV annuels des chefs de service
- Programmation des RV des évaluations des directeurs et mise en page du support d’évaluation de l’ensemble des directeurs et transmission à la D.G.
- Programmation des RV des évaluations du personnel d’encadrement
- Autres tâches ponctuelles demandées par la Direction

CONNAISSANCES REQUISES

Maîtrise des outils de bureautique classiques (Word, Excel, PWP, OUTLOOK, Skype, Teams)

QUALITÉS REQUISES

Rigueur et précisionSens des responsabilités et de la discrétionQualités relationnelles et sens du travail en équipeConscience professionnelleDynamisme et motivationCapacité d’organisationEsprit d’initiativeBonne orthographe généraleDisponibilité

CONDITIONS DE TRAVAIL - ÉVOLUTION DU POSTE

Poste classé à repos fixe - 37h30 par semaine avec RTT - Horaires journaliers 7h50
Plage horaire du secrétariat : du lundi au vendredi
8h00/16h00 ou 10h00-18h00 selon, planning établi
ou 8h30 – 17h00 si une seule secrétaire présente

Durée du contrat : 12 mois

Date limite de candidature : 31/07/2021

Statut : Cadre

Type d'emploi : Temps plein, CDD

Salaire : à partir de 1 607,00€ par mois

Horaires :

Du Lundi au VendrediTravail en journée

Expérience:

Assistant de direction h/f ou similaire: 1 an (Optionnel)

Langue:

Anglais (Optionnel)