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Assistant de Direction (H/F)

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Contenu de l'offre Assistant de Direction (H/F) chez Ifremer

CDI

Description de l'offre

Poste à pourvoir: Assistant de Direction (H/F)

Référence du poste : PV-2019-016

Structure d'accueil : Direction Scientifique



Localisation : Nantes, Pays de la Loire, FR



Date de clôture de réception de candidatures : 12/02/2019






Institut français de recherche pour l’exploitation de la mer, l’Ifremer contribue, par ses travaux et expertises, à la connaissance des océans et de leurs ressources, à la surveillance du milieu marin et littoral et au développement durable des activités maritimes. L’Ifremer est source de connaissances, d’innovation, de données de surveillance et d’expertise pour le monde de la mer, à la fois en matière de politique publique et d’activité socio-économique. Il est la seule structure de ce type en Europe.



Fondé en 1984, l'Ifremer est un établissement public à caractère industriel et commercial (EPIC), placé sous la tutelle conjointe du ministère de l’Enseignement supérieur, de la Recherche et de l’Innovation, et du ministère de la Transition écologique et solidaire.



Description de l'offre :


Le poste est principalement affecté à la Direction Scientifique (60% a minima), mais également auprès de la cellule APA (Accès et partage des avantages) pour 40% du temps au maximum. La proportion entre les deux rattachements est susceptible de varier dans le temps.

Présentation des directions

La Direction Scientifique (DS) est garante de la qualité des travaux, des orientations scientifiques et de la cohérence nationale de l’Institut.

La cellule transdisciplinaire APA, fondée par lettre de mission du PDG, est la cellule en charge d’assurer la mise en conformité de l’Ifremer avec la réglementation issue du protocole de Nagoya.

Introduction du poste à pourvoir et sa position dans l'organigramme :

Le poste est basé sur le centre Ifremer Atlantique, à Nantes.

Missions principales

Vous serez chargé(e) de l’appui administratif à la Direction Scientifique, dans la gestion au quotidien de ses missions à l'interface avec les départements et les directions fonctionnelles. Vous serez chargé(e) de l’appui administratif à la cellule APA dans la gestion au quotidien de ses missions.

Activités principales

a) Pour la direction scientifique

À ce titre, sous l’autorité de la directrice scientifique, et en collaboration avec les directeurs adjoints de la direction scientifique et les chargé(e)s de mission,

Vous assistez les chargé(e)s de mission pour la mise en œuvre des politiques incitatives de la Direction Scientifique lors des appels d'offre internes. Vous assurez la mise en œuvre et la logistique des colloques et journées organisées par la DS : recherche de salle(s)/traiteur(s), demandes de devis, commande de fournitures, inscriptions, transports… Vous gérez l’appel à projets « Colloques » au sein de la DS : diffusion, réception des propositions, envoi en évaluation, retours auprès des porteurs… Vous gérez l’appel à projets « Mobilité internationale des doctorants » : diffusion, réception des propositions, envoi en évaluation, retours auprès des porteurs… Vous collectez, transmettez et assurez la mise en forme de l’information et assurez la rédaction des compte-rendu de réunion… Vous assurez le secrétariat de la direction :

Gestion des missions et des achats, gestion de l’agenda, des appels téléphoniques, classement, gestion des fournitures/consommables et l’organisation des réunions et des événements (interne et externe)

Vous assurez la logistique des événements sous responsabilité de la DS dont le Conseil Scientifique

b) Pour la cellule APA

Sous l’autorité de la coordination de la cellule APA,

Vous assurez le secrétariat de celle-ci : gestion de l’agenda, des appels téléphoniques, organisation des réunions et évènements Vous serez chargé(e) de la gestion de la boîte mail de contact de la cellule (tri, préfiltre, classement), de la mise à jour du site intranet et de l’archivage des documents administratifs de la cellule liés à l’APA Vous assurez la collecte des éléments de rapportage pour rendre compte de l’application de l’APA auprès de la direction Générale (projets concernés, tableau de bord des saisines) Vous gérerez la logistique liées aux enjeux de communication en lien avec l’APA

Champs relationnel

En interne :

Départements scientifiques, directions fonctionnelles (DAJF, DAEI, DRH, Secrétariat DG, …),

En externe :

Fournisseurs, sites organisateurs de réunions, de colloques



Profil recherché


Compétences mises en œuvre



Compétences techniques / métiers Avoir des compétences en gestion administrative Etre capable de concevoir des tableaux de bord (sous Excel principalement) Etre capable de gérer une base de données Savoir organiser des réunions Savoir organiser et prioriser ses activités Anglais Outils bureautiques et de gestion : Avoir un niveau avancé de connaissance et de pratique de Word et Excel

Qualités personnelles

Rigueur, organisation Disponibilité, esprit d’initiative Autonomie, ténacité et sens des responsabilités Esprit d’équipe, bon relationnel, Discrétion et sens de la confidentialité



Des déplacements réguliers sur Paris et Brest sont à prévoir.





Pour postuler

Date de clôture de réception de candidatures : 12/02/2019

Toutes nos candidatures sont traitées exclusivement via notre site Carrières.

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