Assistant de direction (F/H)

Contenu de l'offre Assistant de direction (F/H) chez Inria

Type de contrat : CDD de la fonction publique

Contrat renouvelable : Oui

Niveau de diplôme exigé : Bac + 2 ou équivalent

Fonction : Personnel des fonctions support (IT)

Niveau d'expérience souhaité : De 3 à 5 ans

Contexte et atouts du poste

La Direction générale déléguée à la Science a pour mission de participer à la construction et à la mise en œuvre de la politique scientifique d’Inria, notamment autour des priorités définies dans le Plan stratégique. Ce travail a pour objectif de contribuer à l’augmentation en qualité et en quantité des activités scientifiques de l’Institut ; il se mène de concert avec les autres directions nationales ou locales, scientifiques ou fonctionnelles. In fine, il s’agit d’augmenter l’impact d’Inria sur notre environnement, qu’il soit académique par la progression des connaissances, ou bien plus généralement sociétal, en transférant certains de nos résultats scientifiques et en contribuant à sensibiliser et à éduquer nos concitoyens

Le secrétariat de la DGDS est assuré par une équipe de 3 personnes, rattachées hiérarchiquement au directeur général délégué. Chacune se voit attribuer un périmètre d’intervention mais est amenée à assurer le bon fonctionnement collectif du secrétariat dans un esprit de polyvalence.

Mission confiée

Les missions de l’assistant(e) de direction s’organisent autour de quatre grands axes :

Assister le directeur général délégué à la science dans la réalisation de ses missions de pilotage, et le seconder afin d’optimiser l’organisation de ses activités ; assurer le secrétariat du comité opérationnel d'évaluation des risques légaux et éthiques (COERLE) qui est chargé d'examiner toute demande d'autorisation de recherches et expérimentations susceptibles de mettre en cause l'intérêt des personnes, des entreprises ou de l’État. La quotité de temps dédié à cette mission sera de 30% ;

assurer l’interface avec la commission d’évaluation (CE) qui coordonne l'évaluation externe du travail des équipes-projets Inria par domaine de recherche, forme les jurys d'admissibilité des concours, ainsi que les commissions proposant les promotions internes ;

assurer l’interface avec la DRH dans le cadre des campagnes de recrutement et de promotion des scientifiques.

Principales activités

Secrétariat de direction :

Faciliter la gestion du temps de son directeur et/ou des membres de la direction : gestion d’agenda, prises de rendez-vous, organisation des déplacements… Planifier et organiser des réunions : préparer les supports, assurer la logistique, rédiger les comptes rendus, suivre les relevés de décisions et d’actions… Gérer l’information (contacts de la direction, bases de données, listes de diffusion, documentation …) et en faciliter l’accès. Garantir le fonctionnement efficace de la direction et contribuer à l’organisation de la vie interne, en se positionnant en ressource et conseil sur les usages et procédures de l’Institut et/ou des directions.

Gestion et suivi de dossiers :

Collecter les informations nécessaires à la prise de décision et au pilotage ; concevoir des tableaux de bord et/ou des tableaux de suivi. Instruire et assurer le suivi des dossiers de la direction (notes, synthèses, préparation des actes administratifs…).

Communication interne et externe :

Contribuer, voire piloter, certaines actions de communication interne, et veiller à la bonne diffusion des informations. Entretenir et activer des réseaux professionnels internes et externes.

Compétences

Connaître et comprendre l'environnement de la recherche et le fonctionnement d’un établissement public. Maîtriser les outils de secrétariat et de bureautique. Maîtriser les techniques de communication écrite et orale. Maîtriser l’anglais (bonne communication écrite et orale) Savoir travailler en équipe/en réseau. Mettre en œuvre des techniques de synthèse (qualités rédactionnelles et d’analyse). Mettre en œuvre des techniques de reporting et de suivi d’activité. Savoir anticiper ses échéances et celles de sa hiérarchie, savoir appréhender les urgences et dégager les priorités. Mettre en œuvre la démarche et les outils de gestion de projet (planification, coordination…). Savoir respecter la confidentialité. Être proactif et faire preuve d’initiatives. Disposer de qualités relationnelles avérées, de capacités d’observation et de diagnostic. Avoir une bonne culture générale, un esprit ouvert, et faire preuve de curiosité.

Avantages sociaux

Restauration subventionnée sur place Transports publics remboursés partiellement Possibilité d'aménagement du temps de travail et de télétravail à partir de 6 mois d'ancienneté Installations sportives sur le site