Contenu de l'offre Assistant de direction - h/f chez Inserm

Description entreprise :

L’Inserm est le seul organisme public français entièrement dédié à la recherche biologique, médicale et en santé des populations. Il dispose de laboratoires de recherche sur l’ensemble du territoire, regroupés en 12 Délégations Régionales. Notre institut réunit 15 000 chercheurs, ingénieurs, techniciens et personnels administratifs, avec un objectif commun : améliorer la santé de tous par le progrès des connaissances sur le vivant et sur les maladies, l’innovation dans les traitements et la recherche en santé publique.

Rejoindre l’Inserm, c’est intégrer un institut engagé pour la parité et l’égalité professionnelle, la diversité et l’accompagnement de ses agents en situation de handicap, dès le recrutement et tout au long de la carrière. Afin de préserver le bien-être au travail, l’Inserm mène une politique active en matière de conditions de travail, reposant notamment sur un juste équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle.

L'Inserm a reçu en 2016 le label européen HR Excellence in Research et s'est engagé à faire évoluer ses pratiques de recrutement et d'évaluation des chercheurs.

Structure :

L’ANRS | Maladies infectieuses émergentes est, depuis le 1er janvier 2021, une agence autonome de l’Inserm, sous la tutelle du ministère de l’Enseignement supérieur, de la Recherche et de l’Innovation et du ministère des Solidarités et de la Santé, résultant du rapprochement de l’ANRS (Agence nationale de recherches sur le sida) et du consortium REACTing.

L’agence a pour mission l’animation, l’évaluation, la coordination et le financement de la recherche sur le VIH/sida, les hépatites virales, les infections sexuellement transmissibles, la tuberculose et les maladies infectieuses émergentes et ré-émergentes (infections respiratoires émergentes dont la Covid-19, fièvres hémorragiques virales, arboviroses…). Avec une approche One Health, s’intéressant à la santé humaine, animale et à l’impact de l’homme sur l’environnement, l’agence prépare la réponse aux enjeux scientifiques posés par les maladies émergentes et à son déploiement en temps de crise.

Description du poste :

Mission principale

Au sein de l’ANRS Maladie Infectieuse Emergentes, l’assistant-e de direction assure le secrétariat du Directeur de l’agence et les tâches administratives rattachées aux activités de

l’Institut thématique multi-organismes Immunologie, Inflammation, Infectiologie et Microbiologie (ITMO I3M) et aux activités des projets PREVAC/PREVAC UP.

Activités

principales

Soutien administratif au Directeur (aide à la signature électronique des documents, suivi des échéances des dossiers, répondre aux mails)Gestion du planning du directeurPlanification et organisation des réunions (Gestion des conflits d'agenda, réservation salles, commande de plateaux repas, gestion et suivi de la logistique)Organisation de nombreux déplacements et gestion des missions et notes des fraisRédaction et diffusion de compte-rendu des réunionsSoutien aux chargé(es) de mission dans les fonctions supports, préparation de présentationsCoordination et diffusion des informations auprès des équipes I3MAppui ponctuel aux experts de l’ITMO I3MSuivi et gestion des financements accordés par l’ITMO I3MAide logistique au recrutement des agents de l’ITMO I3MRédaction et gestion du courrierGestion des commandes (fournitures de bureau et tout type d’achat)

Spécificité(s) et environnement du poste

Volume important de mails et d’informations à gérerVolume important de réunions à monter dans l’urgence

Poste ouvert aux candidats

Agents contractuels par voie de CDD (renouvelable)

Catégorie

A

Profil recherché :

Connaissances

Maîtrise des logiciels WORD, Excel, messagerie et Internet ; PowerpointMaîtrise minimale de l’Anglais (possibilité de formation en interne)

Savoir-faire

Gérer la confidentialité des informationsSavoir travailler en équipe tout en gardant une grande autonomieSavoir gérer ses prioritésSavoir hiérarchiser les documents (reconnaissance, suivi, mise à jour, recherche de données sur Internet)Savoir gérer les imprévus

Aptitudes

Rigueur, implication, disponibilitéAdaptabilité aux situations et aux interlocuteurs ; sens relationnel aigu indispensable du fait de la multiplicité des interlocuteurs : services centraux de l'Inserm, la Direction, les chercheurs et investigateurs, des partenaires externes divers, des fournisseurs, etc.Sens de l'organisationRéactivité, esprit d'analyse et de synthèseMotivation, esprit d'initiative, d’anticipation et sens de la hiérarchie

Expérience(s) souhaité(s)

2 ans d’expérience sur un poste similaire souhaité

Niveau de diplôme et formation(s)

BAC +2, BTS assistant(e) de direction souhaité