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Contenu de l'offre ASSISTANT DE DIRECTION RH chez Institut de France
Placé sous l'autorité directe de la responsable du service RH, l'assistant de direction est chargé d'assurer les missions et activités suivantes :
Assistance au responsable de service
˗ Gérer les activités quotidiennes de secrétariat : gestion, traitement des appels téléphoniques et des dossiers (courriers entrants et sortants, notes, archives…) ;
˗ Organiser l'agenda et prendre les rendez-vous du responsable de service ;
˗ Tenir à jour des listes de diffusion et de contacts ;
˗ Apporter un appui dans l'organisation des déplacements du responsable, le cas échéant
˗ Prendre des notes, mettre en forme tous types de courriers ;
˗ Savoir rédiger un courrier simple et le mettre en forme ;
˗ Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
˗ Recevoir, filtrer, transmettre ou réorienter les appels téléphoniques, éventuellement les courriers électroniques du responsable de service ;
˗ Rappeler des informations importantes et transmettre des messages ;
˗ Appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre ;
˗ Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire auprès de la personne compétente ;
˗ Rechercher et diffuser des informations ; Assurer des mises à jour intranet
˗ Assurer les commandes de fournitures pour le service RH, évaluer les besoins du service ;
˗ Etablir les bons de commande, valider les services faits, mise en paiement des factures sur l'outil interne (Conti18).
Assistance et soutien logistique aux gestionnaires RH
Assurer le classement et l'archivage des dossiers papiers
Veiller à la bonne tenue des dossiers individuels des agents
Assurer la diffusion d'information (notes de service, message collectif …)
Préparer des tableaux de suivis, assurer des publipostages
Assistance sur certains dossiers RH en particulier :
Gestion du temps : en l'absence d'un outil informatique (type SIRH) suivi des congés, RTT, CET des agents de l'Institut (modalités à définir)
Suivi des arrêts maladies, des autorisations d'absences (modalités à définir)
Suivi de l'action sociale (remise de chèques-cadeaux, suivi de la fréquentation de la restauration collective, remise de cartes de réduction ...etc
Dialogue social : aide à la préparation des dossiers pour les instances de consultation
Recrutement : mise en ligne des offres d'emploi sur la BIEP, suivi des candidatures, préparation des dossiers, réponse aux candidats
Accueil des nouveaux arrivants : présentation du service RH, remise de la mallette d'accueil, invitation à la visite des lieux, organisation de la journée « nouveaux arrivants » (modalités à définir)
Annuaire et organigramme : suivi et mise à jour
Profil souhaité :
Au moins une première expérience réussie d'assistanat de direction auprès d'un organisme public serait appréciée.
Connaissances
Maîtrise de la langue française et des usages de correspondance
Excellente maîtrise des outils informatiques courants (Word, Excel, messagerie électronique, internet)
Savoir-faire
Savoir suivre des informations sur des tableaux de bord
Savoir faire des publipostages
Savoir rédiger des courriers simples et les mettre en forme
Savoir organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances
Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions ;
Savoir gérer les priorités s'il y a plusieurs instructions en même temps
Savoir travailler au sein d'une équipe
Goût pour la communication interne et externe (sens relationnel) ;
Savoir-être
Sens de la hiérarchie
Rigueur, disponibilité
Sens de la discrétion et de la confidentialité
Qualités relationnelles
Aptitude à rendre compte
Créé en 1795, l'Institut de France a pour mission de proposer aux cinq Académies (française, inscriptions et belles-lettres, sciences, beaux-arts, sciences morales et politiques) un cadre harmonieux pour travailler au perfectionnement des lettres, des sciences et des arts, à titre non lucratif. Grand mécène, il encourage la recherche et soutient la création à travers la remise de prix, de bourses et de subventions (plus de 23 millions d'euros distribués chaque année par le biais de ses fondations abritées). Placé sous la protection du président de la République, il est également le gardien d'un important patrimoine, à commencer par le Palais du quai de Conti, quatre bibliothèques dont la bibliothèque Mazarine, ou encore de nombreuses demeures et collections qui lui ont été léguées depuis la fin du XIXe siècle. Parmi elles se trouvent le château de Chantilly, l'abbaye de Chaalis, le musée Jacquemart-André, le château de Langeais, le manoir de Kerazan ou encore la villa Kérylos. Pour de plus amples informations : http://www.institut-de-france.fr/
Le service des ressources humaines propose, définit et met en œuvre la politique de ressources humaines adaptée à la stratégie et au projet de l'établissement. Il apporte assistance et conseil au directeur des services administratifs de l'Institut de France et aux secrétaires généraux des cinq académies. Le service RH assure la mise en œuvre de l'ensemble des procédures de gestion collective des RH : campagnes de recrutement, de mobilité et de promotion, plan de formation, retraite et prend en charge l'ensemble des actes administratifs de gestion individuelle (contrats, documents de liaison de paye, gestion et suivi des carrières), pour environ 400 agents. Le service contribue à l'élaboration du budget en relation avec la direction des services financiers. Il contribue au dialogue social et organise la concertation avec les représentants des personnels (comités techniques, CCP, …). Il prépare la tenue des élections (listes électorales, campagnes d'information.) Il dirige la réalisation d'enquêtes, d'études et de statistiques (bilan social, rapport d'activité, schéma directeur des RH, enquêtes ministérielles …). Il accompagne les personnes et les services dans le règlement de situations difficiles. Le service RH comprend actuellement 1 chef de service, 1 adjoint, trois gestionnaires.