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Assistant(e) de direction H/F

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Contenu de l'offre Assistant(e) de direction H/F chez Iziwork

Description du poste

Contrat en Intérim avec 35 heures / semaine.

A propos de la mission

Iziwork recherche pour son client basé à Paris (75007) un(e) assistant(e) de direction h/f

Descriptif

Soutenir l'équipe en facilitant la logistique projet et l'organisation des réunions :o Gérer le rythme hebdomadaire/mensuel/trimestriel des réunions clés de l'équipe(Monday brief, réunion avec les Maisons, réunions avec des membres du ComitéExécutif)o Planifier et organiser les réunions (coordination agenda, organisation logistique,lancement des calls / visio-conférences). Accueillir les intervenants externes.o Coordonner les agendas et les fiches contactso Créer et modifier les présentations Power Point et la documentation projeto Assister dans la collecte d'informations et la coordination des communications avecles partenaires externes

Coordonner au besoin la logistique des déplacements, dont le logement & amp; les transportspour l'équipe, ainsi que la gestion et le traitement des frais de la Directrice innovation

Aider à la préparation des voyages (e.g., semaine sur la côte ouest US ou en Asie)o Préparation de l'agenda (coordination avec les interlocuteurs clés à rencontrer,optimisation de l'agenda et de l'itinéraire etc.)o Réservation des transports / transferts / chambre hôtels / visa etc.o Préparation du dossier de voyage : récapitulatif itinéraire, réalisation des biographies/ fiches descriptives synthétiques des personnes/sociétés à rencontrer etc.,inscription, dans les contacts de l'équipe, des coordonnées mobile et mail des personnes du voyage

Support à la préparation des événements clés de l'équipe innovationo Gestion de la liste des invitéso Coordination administrative des prestataires externes (envoi NDA/contrats, factures)o Soutien logistique, en particulier : Identification/Réservation /préparation des lieux (connectique, pausedéjeuner, disposition) Organisation des transferts liés à la réunion Organisation des déjeuners, dîners, pauses permanentes Gestion de la relation logistique et administrative des intervenants externes(signature NDA, info agenda, réservation des billets d'avions/chambresd'hôtel/taxis si nécessaire…) Présence le jour J pour accueillir et s'assurer de la bonne organisation

Gestion du budget de l'équipe :o Etablir et suivre les bons de commande et facturation (validation, paiement,archivage)o S'assurer de l'obtention et de la validation des documents liés à la facturation(NDAs, contrats, etc.)o Assurer le suivi avec l'équipe (interne), les prestataires (externes) et la comptabilitéo Support à la définition et le suivi du budget / Consolidation des dépenses réalisées et prévues (devis, facture, reste à facturer)

Gérer l'accueil et l'onboarding des nouvelles personnes intégrant l'équipe (y compris free-lances et consultants)o Coordination avec l'équipe RH et informatique (badge, matériel informatique etc.)o Planification des rendez-vous d'onboarding (calendrier des premières semaines)o Respect des procédures de sécurité pour les consultants externes et les clients.

Pré-requis

Maîtrise de l'anglais et des outils digital

Expériences similaires acceptées

Assistant(e) de direction

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