Office Manager H/F Lyon

Contenu de l'offre Office Manager H/F Lyon chez Keyrus

Lyon (69) CDD

OFFICE MANAGER

Description du poste

assume toutes les tâches relevant de l’assistanat de direction, supervise les déplacements des collaborateurs et pilote l’activité des chargées d’accueil sur différents sites régionaux assume toutes les tâches relevant de l’assistance du service Achats pour ce qui est de la gestion de demandes d’achats, du traitements et suivi des commandes et de leurs livraisons. Assure des échanges réguliers des fournisseurs de l’entreprise pour une gestion efficace de la relation fournisseurs Assume toutes les tâches relevant des services généraux nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise, veille à la sécurité des locaux, assure la mise en œuvre des nouveaux matériels et équipements du parc, assure le respect des règles d’usages et des consignes de sécurité, gère l’ensemble des fournisseurs intervenants sur sites, gère la flotte automobile de l’entreprise

Missions principales

Assistanat de Direction :

Assister la direction (gestion agendas/déplacements/administration générale) Accompagner l’optimisation des achats auprès des différents services (Evénements internes et clients, …). Piloter la chargée d’accueil (Gestion des déplacements des collaborateurs, gestion du temps et des priorités) Négocier/maintenir les partenariats avec les prestataires et fournisseurs Participation à l’élaboration des budgets et suivi des dépenses

Gestion de la flotte automobile

Gérer les commandes et restitutions des véhicules Assister les collaborateurs en intermédiation Loueur-Entreprise Assurer le suivi/ les reporting et la gestion quotidienne de la flotte

Services généraux

Gérer et superviser la maintenance du parc Services Généraux (Mobiliers, clefs et organigrammes, badges, fournitures…) Veiller au rangement, à la propreté et au bon fonctionnement des différents matériels du parc SG. Gestion des fournisseurs (Identification, négociation, relation et suivi régulier) Organisation des espaces (Space planning) et des emménagements/déménagements Suivi et contrôle des prestations (travaux, nettoyage et interventions diverses) Organisation et gestion de la logistique et des livraisons (Courrier, transporteurs, coursiers…) Maintenir la sécurité des locaux, bureaux et installations (Accès, Accueil, Incendie, vidéosurveillance,…) Assurer la veille technologique et règlementaire des différents sites Mise en place d’appel d’offre et négociation des devis Suivre la facturation

Achats

Administrer la plateforme P2P d’achats de Keyrus pour une distribution rapide et une gestion et un suivi quotidien et efficace des demandes d’achats et du traitement des commandes réalisés par les différentes BU de Keyrus à niveau régional Gérer les relations avec les fournisseurs en cas de litiges mineurs (retards de livraison, erreurs de facturation, demandes de documents…). Evaluer la relation fournisseurs au travers d’un scoring annuel, mettre à jour la base d’informations fournisseurs et éditer les reporting d’activités fournisseurs

Profil recherché

Expérience précédente de la fonction d’au moins 3 ans indispensable.

Une maitrise des processus achats serait appréciée.

Polyvalence, méthode, organisation, rigueur, anticipation, autonomie, réactivité, bon sens relationnel et très bonne maîtrise de la langue française sont autant de qualités nécessaires pour réussir à ce poste.

Maîtrise parfaite de la Suite Microsoft Office indispensable. Une bonne maitrise de l’anglais écrit et oral sera un plus.