Office Manager F/H

Contenu de l'offre Office Manager F/H chez LAENNEC Paris

Descriptif du poste

Sous la responsabilité du Directeur du Centre Laennec et en collaboration étroite avec lui, vous aurez pour mission d’assurer tout le secrétariat d’une institution recevant 900 étudiants en médecine de la première à la sixième année, ouverte toute l’année du lundi au samedi sauf pendant la fermeture estivale d’environ un mois. Ce poste est le premier contact des personnes extérieures avec l’institution.

Les différentes tâches sont explicitées dans la fiche de poste.

1 Assumer le travail de secrétariat de direction et du bon fonctionnement administratif et logistique de l’institution

2 Participer aux réunions de travail hebdomadaires.

3. Assurer l’accueil du public interne ou externe à l’institution, l’inscription des étudiants et la gestion des groupes ainsi que la planification des conférences

4 Suivre la maintenance du bon fonctionnement technique de l’institution

5 Classer et archiver les documents comptables et les transmettre selon les exigences demandées au cabinet comptable

Profil recherché

De formation supérieure BAC+ 3/4 minimum, vous avez une expérience d'au moins 5 ans sur un poste similaire.

Vous avez une excellente maîtrise des outils informatiques et bureautiques habituels (au minimum Word, Excel, Power Point, Outlook, et WordPress…), des techniques d’accueil du public et de gestion des inscriptions et planification des groupes.

Vous êtes à l’aise pour travailler dans une institution religieuse catholique dont l’identité chrétienne est clairement affichée et vous partagez ses valeurs.

Langue souhaitée : de préférence Anglais parlé et écrit.

Vous êtes polyvalent(e) et aimez travailler et échanger en équipe. Vous savez vous en référer à l’autorité responsable.

Vous êtes dynamique, accueillant(e), avec le sens de l’écoute.

Vous êtes entreprenant(e) organisé(e), rigoureus(e), autonome dans votre travail et investie dans votre mission.

Vous êtes discrèt(e) et gardez le secret professionnel sur ce qui vous est confié ou ce dont vous avez connaissance.

Vous savez vous adapter à la nouveauté, être source de propositions et d’innovations.

Vous avez une bonne stabilité émotionnelle .

Vous savez exercer une juste autorité auprès des jeunes de 18 et 25 ans.

Exceptionnellement, il vous sera demandé d’être présent(e) pour des évènements en soirée ou le samedi.

Entreprise

Le Centre Laennec Paris, association loi 1901 à but non lucratif sous la responsabilité de la Compagnie de Jésus, a pour vocation d’accompagner des étudiants en médecine de la première à la sixième année. Il leur offre une formation humaine, professionnelle et spirituelle en plus de la formation universitaire qu’ils reçoivent dans leurs facultés. Au sein d'une équipe bienveillante, dans un cadre spacieux, nous vous proposons un réel lieu de vie situé près du Trocadéro à Paris.

Pour en savoir plus sur nous: https://laennec-paris.fr/

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Merci d’adresser votre candidature (lettre de motivation et CV) précédée de la référence CDStR092020.