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Contenu de l'offre Office Manager F/H chez MAGIC GARDEN

Paris 2e (75) CDI Aujourd’hui, Magic Garden recherche son office manager.

Sous la responsabilité de ses deux co-fondateurs, vous assurez l’interface entre les interlocuteurs internes et externes.

Dans ce cadre, votre poste s'articule autour de 3 axes :
Assister la Direction et gérer l'administratif

Rédiger et diffuser les documents, supports de communications, comptes rendus de réunions,

Assurer la préparation et le suivi des dossiers administratifs, notamment les processus de certification et les appels d’offre,

Gérer le courrier et l’agenda des cofondateurs, prise de rendez-vous,

Organiser les réunions et les événements internes agence, animation de la vie d’équipe,

Aider à la mise en place de process,

Gestion administrative :
Gestion et suivi des dossiers administratifs : assurance, abonnements, etc.

Gestion des titres et cartes : Edenred, CESU, Kadeos,

Etablissement du planning des stagiaires,

Rédaction de courriers, relances,

Classement, archivage, etc.

Participer et aider à la gestion de dossiers administratifs et moyens généraux, sous la supervision de la RAF,

Plus généralement toutes tâches administratives rattachées à l'activité du service.

Participer à la gestion des Ressources Humaines

Préparer les éléments fixes de paie et les tableaux de bord relatifs au suivi de l’activité des collaborateurs,

Assurer le pointage et le contrôle des absences via le logiciel RH,

Effectuer les DPAE du personnel permanent,

Gérer les dossiers de formation,

Participer à la gestion de projets et dossiers RH, en tant que de besoin.

Superviser le pôle Accueil et Administratif

Encadrer la Secrétaire d'accueil et l’accompagner dans ses missions au quotidien.
Profil recherché De formation supérieure (Bac +2/ Bac +3), vous justifiez d'au moins 7 années d'expérience dans une fonction similaire.

Vous êtes doté(e) de solides capacités rédactionnelles et d'excellentes qualités relationnelles, aussi bien en français qu'en anglais et faites preuve d'une grande autonomie.

Polyvalent(e), organisé(e) et réactif(-ve), vous savez prendre des initiatives et faites preuve de disponibilité. Votre adaptabilité et votre sens du service constituent de réels atouts.

Vous maîtrisez les outils numériques et notamment le Pack Office.
Entreprise Fondée en 1995, Magic Garden est une agence indépendante, à taille humaine, d’une trentaine de collaborateurs.

Agence conseil en communication, Magic Garden crée des expériences alliant brand entertainment, digital et événementiel pour des marques et des institutions.

Magic Garden figure parmi les agences les plus récompensées en France et en Europe.

Parmi nos références : Accor, Airbus, Axa Prévention, BMW, Centre Pompidou, Citadium, Coca-Cola, Danone, Dior, Fnac, Google, Heineken, H&M, Mini, Ministère de la Culture, Ministère de la Défense, Nestlé, Nikon, Lindt, LG, L’Oréal, Porsche, Prévention Routière, RATP, Région Bretagne, Renault, Sephora, SNCF, Samsung, Société Générale, Unibail-Rodamco-Wesfield, Unilever, YouTube…

www.magicgarden-agency.com
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