Contenu de l'offre Assistant de direction (h/f) chez Mairie de CACHAN (94)
FONCTIONS ET ACTIVITES
Secrétariat du directeur général des services :
Organiser et préparer des réunions,Organiser l’agenda (priorisation, mise à jour,…),Accueil physique et téléphonique,Rédaction et diffusion de comptes rendus de réunions (RDG, …),Rédaction et gestion du courrier et des pochettes des directions,Classer et mettre à jour les dossiers,Gestion des congés de l’équipe de direction,Secrétariat : centralisation des agents grévistes, réponses aux demandes d’autorisations spéciales d’absences, note d’évolution du fonctionnement des services (été / hiver).
Appui aux services organisateurs d’évènements :
Aide à la préparation d’événements ponctuels (fête de la nature, fête des vendanges,…) ex : commande fournitures pour la fête de la nature, aide aux impressions et création graphique pour les stands,Organiser des réunions, rédaction de comptes rendus, …
Secrétariat de la chargée de mission participation citoyenne :
Organiser et préparer des réunions,Rédaction de courriers,Aide à la préparation des comités de quartier (réservation de salles et de matériels, collecte d’informations auprès des services,…),Aide à la préparation du Budget participatif, de Conseil des étrangers (envoi de convocation, réservation de salle,…),Aide à la préparation d’événements (conseil citoyen, forum des associations, concertation citoyenne,…),Classer et mettre à jour les dossiers.
Divers :
secrétariat en lien avec la délégation municipale économie sociale est solidaire,Renfort administratif en fonction des projets transversaux.
S’adapter aux évolutions réglementaires du secteur et aux nouveaux outils numériques
Profil du candidat
Savoir :
Formation d’assistante de direction souhaitéeConnaissance de l’organisation administrative et des compétences des collectivités territorialesBonne maîtrise des outils bureautiques et du fonctionnement de l’inter/intranetQualités rédactionnelles
Savoir-faire :
Capacité à suivre des dossiers et à rendre compte de son activitéSavoir travailler en transversalitéCapacité d’analyse et de synthèseRespect du devoir de discrétion professionnelle
Aptitudes / Qualités :
Réactivité et dynamismeSens de l’organisation et de la priorisationAutonomie et polyvalenceSens de la communicationDisponibilité et écouteAdaptabilité
CONDITIONS D’EXERCICE DES MISSIONS / ENVIRONNEMENT DU POSTE
Hiérarchie :
N + 1 : Directeur général des services
Chargé de la participation citoyenne
Lieu de travail : Mairie de Cachan
94230 CACHAN
Temps de travail : 37 h 30
Horaires : Horaires de bureau
Dans le cadre de la charte Handicap, le poste est, à compétences égales, accessible et ouvert aux personnes reconnues travailleur handicapé
Merci d’envoyer votre candidature à : drh-recrutement@ville-cachan.fr
Poste à pourvoir le
dès que possible