Assistant de direction en charge du conseil municipal (H/F)

Contenu de l'offre Assistant de direction en charge du conseil municipal (H/F) chez Mairie de DOMONT (95)

CDIau sein de la Direction Générale des services, vous serez chargé d’assurer le secrétariat de la Directrice Générale des services et de l’assister dans les domaines relevant de l’administration générale, dans le cadre de la dématérialisation des réunions

VOS ACTIVITES PRINCIPALES :
=> Réunions municipales :
Suivi de la planification des dates de réunions : Conseil Municipal, Bureau Municipal, réunion de majorité, commissions…Gestion des dossiers relatifs à la préparation et suivi du dossier au CM (construction de l’ordre du jour, rédaction des relevés de décisions, envoi des documents en Préfecture, notifications)Gestion des convocations des commissionsGestion des décisions municipalesMise en place et gestion d’un classement et de l’archivage
=> Assistanat de direction :
Assurer le secrétariat de la Directrice Générale des Services, tenir son agendaGérer les rendez-vous (accueil téléphonique, anticipation et préparation des documents)Organiser les réunions : réservation de salles, convocations…Prendre des notes, effectuer la mise en forme et l’impression des courriers et documents écrits, rédiger la correspondance courante et des compte-rendus de réunionsRéceptionner, traiter, enregistrer et suivre le courrier arrivée/départ et le diffuser auprès des directions et services concernésRelecture de l’ensemble des correspondances « sortantes » de la collectivitéAssurer l’accueil téléphonique et l’accueil des personnes ayant rendez-vousGérer le suivi des parapheurs DGS/élusAssurer le suivi de certains dossiers (échéancier…), diffusion de compte-rendusMettre en place et gérer le classement et l’archivage des dossiers en lien avec les services
=> Autonomie et responsabilités
Autonomie dans l’organisation du travail et gestion des prioritésAgent garant de l’image de la Direction GénéraleMissions définies, suivies et évaluées par la Directrice Générale des servicesTous les documents, après vérification, doivent être soumis au DGS ou en cas d’absence des Directeurs Généraux Adjoints

Profil du candidat

=> Formation en assistanat de direction

Qualités relationnelles, sens de l'accueil et du contactConnaissances pratiques de l’assistanat de directionMaîtrise parfaite de l’orthographe et de la syntaxe, des techniques de secrétariat, classement, rédaction de documents et correspondances courants, utilisation de différents logiciels (traitement de texte, tableurs, logiciel courrier, agendas), accueil téléphoniqueConnaissance des procédures administrativesConnaissances institutionnelles et juridiques (contrôle de légalité)Connaissance du fonctionnement du Conseil Municipal et des commissionsConnaissance des compétences des services - Sens de l’organisation, esprit d’initiative et réactivité - Rapidité et disponibilité
- Rigueur et précision, réflexion et autocontrôle - Sens du travail en commun
Discrétion et confidentialité indispensables
Rémunération: statutaire+régime indemnitaire+Prime de fin d'année+ CNAS + COS

Poste à pourvoir le

Dès que possible