ASSISTANT DE DIRECTION (H/F)

Contenu de l'offre ASSISTANT DE DIRECTION (H/F) chez Mairie de HOUILLES (78)

CDI Sous l’autorité de la Directrice Générale des Services, vous êtes chargé :

De l’organisation et de la tenue du secrétariat de la DGS et du service :
Gère le planning du / de la DGS et la prise de rendez-vous Assiste et rédige le compte rendu du CODIR Gestion des RAPO dans le cadre de la dépénalisation du stationnement payant Assure le classement des documents et actes émanant de la CASGBS et autres EPCI Assure l’accueil téléphonique Assure le traitement et le suivi des e-mails et des courriers de la DGS et du service (y compris marché forain) Assure ponctuellement un renfort administratif auprès de la juriste Assure le classement et l’archivage des documents
De la gestion administrative et budgétaire :
Assure le suivi budgétaire et la comptabilité du secrétariat général (engagement des dépenses, émission des bons de commande, traitement des factures, etc.) Assure les commandes de fournitures, demandes d’intervention techniques, etc du service Assure la gestion du planning des salles de réunion en mairie Gère les déclarations des syndicats professionnels
De la préparation et suivi administratif et budgétaire de dossiers (en l’absence de ses collègues) :
Peut être amené à effectuer l’ensemble des missions des collègues en leur absence et notamment :
Gestion de la fonction courrier Gestion des dossiers de déclaration de sinistres (assurances) Préparation / organisation du Bureau municipal et Conseil Municipal Suivi des actes administratifs Comptabilité du service Affichage administratif

Profil du candidat

=> Connaissances/diplômes :
Connaissances des bases de la comptabilité publique Connaissances du logiciel Ciril finance de préférence Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel) et informatiques (outlook, logiciels) Connaissances en matière d’actes administratifs
=> Compétences/qualités (savoir-faire) :
Grande discrétion et réserves indispensables Excellentes compétences relationnelles (élus, institutionnels) Maîtrise des techniques de secrétariat et d’assistanat administratif Bonnes capacités rédactionnelles Sens du service public et du travail d’équipe Capacité à gérer les urgences et la polyvalence des tâches