Assistant de direction (h/f)

Contenu de l'offre Assistant de direction (h/f) chez Mairie des MUREAUX (78)

CDI Ø Assurer le secrétariat de la direction (réception des appels téléphoniques, rédaction des courriers et suivi des courriers sur le logiciel Post-Office avec apport de renseignements complémentaires, saisie des projets de délibération sur le logiciel Act Office, rédaction de compte-rendus de réunions, rédaction d’arrêtés de police, suivi du circuit hiérarchique des parapheurs…),
Ø Gérer les documents en lien avec les fiches-actions du conseil intercommunal (et/ou local) de sécurité et de prévention de la délinquance et en suivre les tableaux de bord associés,
Ø Organiser et planifier des réunions et/ou des entretiens,
Ø Assurer le classement et l’archivage des différents documents de la direction,
Ø Gérer la comptabilité de la direction,
Ø Gérer et contrôler le tableau de bord de planning des encadrants de la direction et des services rattachés, et des secrétariats, et les tableaux de bord individuels des heures de récupération des managers stratégiques de catégorie B,
Ø Gérer les tableaux de bord mensuels des manifestations en lien étroit avec les formulaires « déclaration d’événement » et s’assurer de leurs transmissions, après validation du directeur, aux personnes définies,
Ø Gérer les tableaux de bord de l’évolution de la délinquance,
Ø Préparer, organiser et gérer les commissions Ethique, Citoyenneté et Tranquillité Publique,
Ø Assurer le suivi du budget de la direction et du service des agents de prévention et médiation urbaine (Préparation des devis, élaboration des bons commande et suivi des factures),
Ø Gérer la relation administrative et comptable avec le prestataire de sécurité privée,
Ø Assurer le suivi et le contrôle administratif des heures supplémentaires des agents de prévention et de médiation urbaine et des agents « SSIAP » (service de sécurité incendie et d’assistance à personne),
Ø Mobiliser les agents « SSIAP » pour répartir leurs affectations en fonction des manifestations nécessitant leurs présences,
Ø Gérer et attribuer la dotation nécessaire aux agents de prévention et médiation urbaine (A.P.M.U.) aux agents communaux identifiés comme « SSIAP » pour le compte de la direction,
Ø Gérer l’attribution des badges d’accès aux bâtiments communaux en lein avec le Centre Supérviseur Urbain (C.S.U.),
Ø Assurer le secrétariat du chargé de mission « Plan Communal de Sauvegarde ».

Profil du candidat

Ø Connaissance de l’environnement des collectivités territoriales,
Ø Connaissance appréciée du fonctionnement spécifique des services de sécurité publique,
Ø Parfaite maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Post Office, Act Office, Ciril Net, Outlook),
Ø Qualité d’expression orale et écrite,
Ø Avoir des qualités relationnelles et une capacité à travailler en équipe,
Ø Sens de l’organisation - Esprit de synthèse et d’anticipation - Autonomie,
Ø Capacité à gérer les imprévus,
Ø Sens de la discrétion, du devoir de réserve, de la confidentialité et du secret professionnel,
Ø Etre méthodique et rigoureux - Respect des délais.

Poste à pourvoir le

01/06/2019