Front Office Manager

Contenu de l'offre Front Office Manager chez MAMA SHELTER

Objectif principal du poste :

Rôle de gestion et de coordination de l’équipe Manager l'équipe Etre l’interlocuteur principal du staff, de la direction et de l’équipe réception

Les missions générales du poste :

Encadrer et contrôlerson équipe Gérer les tâches administratives Gérer les conflits clients Veiller au bon déroulement de la journée Contrôler les départs et les arrivées clients Formation du nouveau personnel

Activités et tâches relatives au poste :

Gérer les tâches administratives

Prendre connaissance de ses mails Prendre connaissance du duty log book et du shifthandover Prendre connaissance des chiffres réalisés la veille Communiquer les groupes en arrivée à Housekeeping Envoyer un mail « VIP du jour » au restaurant, au manager restaurant en charge, au manager Housekeeping Organiser les plannings de l’équipe (jour de présence, repos, congés) Participer au recrutement Enregistrer les plaintes clients du Duty sur les profiles notes Créer des fiches de présence Collecter les fiches de présence et les valider Tenir à jour le tableau de présence, des PM meeting, timesheet, Faire un compte rendu des PM meeting par mail à la réservation, la coordinatrice groupe comptabilité et Direction. Organiser les réunions (encadrement et équipe) Faire les demandes de codes internet Mettre à jour les statuts VIP Centraliser les suivis hotline (Protel…)

Encadrer et contrôler son équipe

Organiser le travail de chacun Organiser les mornings briefings Animer le shifthandover avec le responsable du matinet transmettre les informations importantes Annoncer les arrivées de VIP au briefing Annoncer les réclamations ou les plaintes reçues afin de ne plus refaire les mêmes erreurs Intégrer les nouveaux réceptionnistes Former les nouveaux réceptionnistes et les équipes Participer aux évaluations Veiller au bon déroulement de la journée Gérer les conflits Transmettre l’esprit d’équipe Mama Former intégrer et évaluer tous les nouveaux arrivants

Contrôle

Doit savoir exactement tout ce qu’il se passe au sein de son service Contrôler les départs Contrôler et accueillir les arrivées et départs des VIP Contrôler le tour opération (lobby parfum, tapis, journaux, aspect vitrines) Contrôler les encours hôtel Contrôler les PM ouverts et faire les clôtures PM suite et PM meeting en collaboration avec le Directeur F&B Contrôler les traces du jour Faire le point avant et après chaque weekend Contrôler les Petty cash (argent à dépenser pour le Mama) Communication Animer un briefing entre chaque shift Rédiger un rapport des activités et problèmes survenus pendant son shift sur le log book Faire un rapport au Directeur des Opérations et à la Direction en cas de plaintes ou problèmes importants, Anticiper grâce au log book les problèmes clients éventuels en les appelant…

Type d'emploi : CDI

Expérience:

Chef de réception: 4 ans (Souhaité)