OFFICE MANAGER H/F

Contenu de l'offre OFFICE MANAGER H/F chez MEDIATRANSPORTS

OFFICE MANAGER H/F

MEDIATRANSPORTS est la régie publicitaire leader de la communication dans les transports, filiale du Groupe PUBLICIS. Acteur incontournable de la publicité dans les univers du métro, du bus et des gares, MEDIATRANSPORTS est partenaire des deux plus gros opérateurs de transports RATP, SNCF ainsi que d'autorités organisatrices de transports locaux.

Nous recherchons pour nos services généraux, un(e) Responsable Services Généraux (H/F) en CDI.

Afin d'assurer l'approvisionnement et l'entretien courant des moyens matériels de l'entreprise, hors ce qui relève des moyens techniques spécifiques de la Direction des Opérations, vous serez en contact permanent avec la direction et les autres services.

Rattaché au Directeur Administrateur et Financier, vos missions principales seront :

En collaboration avec la Direction des Achats : consulter, sélectionner et proposer les fournisseurs pour les achats généraux, en Superviser l’approvisionnement et Tenir la comptabilité des stocks de fournitures
Constater toute dégradation et/ou usure et mettre en œuvre les actions correctives pour assurer le bon entretien de la totalité des sites des sociétés du groupe
Gérer le budget de fonctionnement du service et assurer un reporting régulier auprès de la DAF
Gérer / Être l’interface avec les bailleurs immobiliers, les locations longues durées (photocopieurs, hébergements…) suivre les baux (contraintes techniques et contractuelles, dépôts de garantie et leur négociation. Toutes ces activités en relation avec la Direction des Achats et les équipes Juridique et Financière
Superviser et contrôler les travaux de rénovation de tous les locaux (toutes ces activités en relation avec la Direction des Achats et les équipes Juridique et Financière)
Programmer et Contrôler les interventions de maintenance sous-traitées ou réalisées par son équipe, au sein des sites du groupe MEDIATRANSPORTS (hors interventions pilotées par la direction des opérations)
Superviser et Optimiser la gestion de la flotte de véhicules dans le respect des règles Publicis (y compris le suivi des amendes)
Assurer la gestion des polices d’assurance et des dossiers de sinistres sous la responsabilité du Directeur Administratif et Financier du Groupe et en collaboration avec le responsable des assurances du Groupe PUBLICIS
Dans le cadre de réaménagement de bureaux / locaux ou déménagement, proposer, organiser et suivre l’avancée des travaux
Assurer le suivi des archives des services et coordonner avec les prestataires : envoi, retour, listing de suivi, inventaires, ...
Organiser la gestion des courriers et des transports avec l’accueil et les services demandeurs (être responsable de sa bonne distribution)
Dans le cadre de la gestion sécurité des bâtiments, suivre les contrôles réglementaires, système sécurité / incendie, et veiller à la formation sécurité de ces collaborateurs soumis à formation et habilitation sécurité (électrique principalement)
Assurer l’interface avec les sociétés extérieures (sécurité, entretien, accueil, gardiennage,…)
Suivre les consommations d’énergies et Engager des solutions de réduction de ces consommations en collaboration avec équipes concernées et la Direction des Achats
Manager l'équipe du service et assurer le développement de ses collaborateurs directs

Diplômé(e) d'un Bac+3/4, vous justifiez d'une expérience en gestion, économies, services généraux.

Vous maîtrisez de nombreux domaines tels que la gestion, le volet administratif et juridique d’un contrat, vous êtes à l’aise avec la gestion financière et réglementaire et vous maîtrisez les systèmes informatiques (pack office).

Vous connaissez les réglementations en vigueur concernant la sécurité et les problématiques contractuelles spécifiques (baux, LLD…). Vous faite preuve d'appétence pour le domaine QHSE.

Vous êtes doté(e) d'un bon relationnel, faite preuve de pédagogie, vous êtes organisé(e), rigoureux(se), précis(e)/méthodique. Vous êtes en capacité à faire valoir les décisions de votre hiérarchie.

Alors n'hésitez plus, postulez !

Pourquoi nous rejoindre ?

Travailler au sein de MEDIATRANSPORTS, c'est intégrer un groupe en pleine évolution dans le domaine de la Régie Publicitaire, en bénéficiant de nombreux avantages tels que :

Prime de cooptation
Intéressement, participation
Plan Epargne Groupe
Plan Epargne d'entreprise collectif
Mutuelle /prévoyance
RTT, ...

MEDIATRANSPORTS est engagé pour l'égalité des chances et l'équité d'opportunités pour tous et toutes.

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