Assistant de direction

Contenu de l'offre Assistant de direction chez MELUN (77)

CDIAu sein du pôle ressources, dans le service de la Direction des finances, de la commande publique et du contrôle de gestion, vos missions principales seront les suivantes :
Assister la Coordinatrice du pôle ressources et Directrice des finances, de la commande publique et du contrôle de gestion dans différents dossiersAssurer l’accueil de la Direction des finances, de la commande publique et du contrôle de gestion et au sein du pôle ressources
ACTIVITES ET TACHES DU POSTE :
Principales :
Secrétariat de la directrice : Secrétariat et accueil téléphonique
Tenue de l'agenda de la directrice
Suivi des congés et des absences de l'ensemble de l'équipe
Administrateur du logiciel de pointage (Horoquartz)
Rédaction de courriers divers
Préparation des bons de commande de la direction
Réception des commandes de la direction
Classement et archivage des documents de la directrice

Gestion du courrier et de l'information : Gestion du courrier (réception et diffusion)
Suivi des relances
Affichage d'informations
Mise à jour des informations comptables communiquées aux services sur l'intranet de la Ville dans la rubrique « Finances-commande publique »
Constitution, actualisation et diffusion d'un fonds de documentation (note de service, échange entre service, ...)
Préparation des supports de présentation pour les Commissions des Finances (powerpoint)

Suivi de la trésorerie : Suivi des encaissements et des décaissements journaliers (Hélios)
Mise à jour des indicateurs de trésorerie

Mission comptable : Elaboration de tableaux financiers, de tableaux croisés dynamiques et de graphiques
Mise à jour du PPI - Plan Pluriannuel d’investissement (tableau excel)
Contrôle du calcul de la taxe électricité
Relation avec l'ensemble des services (conseil)
Relation avec les fournisseurs et d'autres collectivités

Suivi de la dette et des garanties d’emprunt (Finance Active)
Régisseur titulaire « régie d'avance finances »
Traitement de dossiers divers : Elaboration et intégration des délibérations et des notes de présentation pour le conseil municipal (Air Délib)

Secondaires :
Mandatement des factures de la direction et des emprunts (mensuel)Soutien occasionnel aux correspondants comptables : enregistrement des factures, mandatement, titres de recette

Profil du candidat

Vous devrez possédez les qualités suivantes :
Sens du service publicDiscrétionRigueurDynamisme et autonomieSavoir gérer l'urgenceRéactivité et adaptationAptitude au travail en équipe, diplomatieSens du service publicCapacité d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils
Temps de travail :
38h45 hebdomadaires22 jours de RTT26 jours de congés payés.

Poste à pourvoir le

01/12/2018