Office Manager H/F

Contenu de l'offre Office Manager H/F chez MoneyGram

Présentation du poste :

Le Office Manager est chargé de veiller au fonctionnement efficace d’un environnement de bureau évoluant rapidement. Il a pour responsabilité d'apporter une assistance aux managers, de maintenir et améliorer les services du bureau et de coordonner diverses activités administratives.

Responsabilités principales :

Faire office de point de contact local pour tous les appels téléphoniques ou visites dans le bureau, résoudre, faire suivre ou faire remonter des problèmes si besoin est.

Transmettre des notifications au personnel du bureau en ce qui concerne le protocole ou les visiteurs potentiels.

Garantir la bonne tenue des locaux, donner une image appropriée aux visiteurs à tout moment.

Aider à la planification et l’organisation de réunions et/ou conférences téléphoniques, notamment en organisant les hébergements et autres aspects logistiques.

Apporter une aide durant les réunions si nécessaire, préparer et prendre des notes, rédiger des ordres du jour, des comptes rendus et gérer les envois des ordres du jour de réunions et des documents de référence nécessaires.

Assister le management en l'informant et en faisant remonter les problèmes techniques au service informatique.

S’assurer des bonnes conditions et fonctionnement du service informatique en assurant la liaison avec le manager du service informatique si besoin est.

Développer un processus permettant de garder un suivi du centre de coût et une révision mensuelle des relevés du centre de coût.

Identifier les écarts entre les coûts réels et le budget et fournir une mise à jour régulière à la direction.

Résoudre des questions et des problèmes, entreprendre indépendamment ou coordonner l’action appropriée, en transmettant uniquement les problèmes les plus complexes aux instances les plus élevées.

Coordonner les comptes du bureau. Cela comprend la tenu d'un registre incluant toutes les dépenses, la trésorerie, etc.

Rapprocher les relevés bancaires du bureau et rassembler les reçus.

Collaborer avec les directeurs hiérarchiques afin de garantir que les dossiers de comptabilité mensuels sont remplis et soumis au comptable approprié.

Aider l’équipe à remplir les relevés de dépenses dans les délais et veiller à ce que cela soit fait en temps opportun.

Entretenir et gérer les relations avec les fournisseurs (fournitures de bureau, facilities management, immeuble etc)

Gérer la flotte automobile et téléphonie mobile

Gérer le courrier.

Remplir d’autres tâches lorsque le demande le bureau ou l’équipe, quand elles se présentent.