Office Manager (H/F)

Contenu de l'offre Office Manager (H/F) chez NSF International

NSF International est une organisation indépendante qui a pour mission d’être le principal fournisseur mondial de solutions de gestion des risques en matière de santé publique et de sécurité, tout en servant les intérêts de toutes les parties prenantes, à savoir le public, le monde des entreprises et les agences gouvernementales.

Les fabricants et les organismes de réglementation font appel à nous pour les aider à se conformer aux normes et aux règlements concernant les aliments, l’eau, les produits de consommation et l’environnement.

En tant qu’organisme indépendant, nous fournissons une gamme de services à nos clients par le biais de tests de produits, d’audits, de conseil, de formations, de services d’informations sur les consommateurs et de services d’assistance technique.

Nous travaillons au service d’une multitude de secteurs liés à l’alimentation en Europe, à savoir l’agriculture, la grande distribution, la production alimentaire, l’hôtellerie et les loisirs, la restauration et les services alimentaires, les institutions, les équipements alimentaires et les produits non alimentaires.

NSF France est une filiale de NSF International, organisme de certification, dont la mission est de protéger et d’améliorer la santé humaine. Notre clientèle compte tous les acteurs de la chaîne alimentaire, de la production agricole à la distribution de produits alimentaires.

Notre société est dynamique et privilégie le travail d’équipe dans une ambiance conviviale visant la satisfaction des clients. Elle est structurée par une organisation certifiée ISO 9001 depuis 1999. Elle compte 25 collaborateurs avec des perspectives de croissance. Le siège est situé à Lille.

Dans le cadre de son développement, NSF France recherche un (e) Office Manager (H/F) . Votre rôle consiste à organiser l’administration de cette PME en pleine croissance et de gérer les services généraux, l’administration RH, etc. Le bon fonctionnement de l’entreprise dépend de vous !

Le poste est basé dans la région de Lille à pourvoir immédiatement.

Votre Fonction:

En tant que Office Manager, vous rapporterez à la Direction Générale et vos responsabilités incluront mais ne se limiteront pas uniquement à :

Gestion administrative :

Prendre en charge la gestion du courrier entrant et sortant, la distribution de celui-ci en interne Organiser les réunions d’équipes, les déplacements (réservations de billets de train, d’hôtels, etc.) Préparer et faire les commandes de fournitures de bureau Transmettre les informations et assurer la communication entre la direction générale de la filiale et des autres services internes (Finances, RH, IT) et externes (fournisseurs, banque, médecine du travail, mutuelle …) Rédiger des synthèses, des notes de réunions et des reportings en français et anglais Prise en charge des appels téléphoniques de la centrale Elaboration et présentation de rapports et de bilans mensuels d’activités en lien avec les managers, assurer le suivi d’indicateurs de gestion administrative Support administratif aux différents services

Gestion RH :

Aide au recrutement (aider à l’élaboration d’annonces d’emploi, de prise de rendez-vous des candidats et de l’accueil des nouveaux collaborateurs) Prendre en charge l’administration du personnel : rédaction de contrats de travail, d’avenants au contrats, des affiliations soins de santé, des descriptifs de poste en collaboration avec les services RH interne et les prestataires externes Gestion de la paie avec le secrétariat social (mise à jour des absences, demandes de congés, repos de maternité, augmentations salariales, etc. Veille règlementaire droit du travail/droit social Contact du service RH interne Interlocuteur privilégié des employés concernant les différents sujets

Services généraux :

Gestion de tous les contrats liés à la location du bâtiment, à l’entretien de celui-ci et aux interventions nécessaires. Gestion de la flotte de véhicules Gestion des équipements(ordinateurs, téléphones) avec les services IT Contact du service IT interne

Suivi financier :

suivi du budget élaboré avec la Direction Générale gestion administrative des ventes : facturation, contrats commerciaux, archivage, relance impayés suivi comptable : gestion des frais du personnel, encaissements, trésorerie, contact du service Finance interne suivi financier des projets

Votre Profil :

Niveau bac+2 minimum, BTS d’assistant manager et/ou d’assistant de gestion PME-PMI. Solide expérience professionnelle d’assistant de direction. (au moins 5 ans) Notions de législation sociale française Une expérience précédente en gestion des paie avec l’aide d’un secrétariat social, la gestion de véhicules de service et/ou véhicules de fonction est indispensable L’organisation et l’autonomie font partie de votre ADN Vous exécuter vos tâches avec une grande rigueur de travail Vous avez un excellent niveau de français tant à l’oral qu’à l’écrit Vous maîtrisez également l’anglais pour communiquer avec les services internes supports de NSF Esprit d’initiative, capacité d’adaptation et d’autoformation sont nécessaires pour être performant(e) dans cette fonction. Vous maîtrisez les outils bureautiques Vous êtes disponible rapidement

Notre Offre :

Si vous voulez faire partie d’une société multiculturelle en croissance, si vous voulez faire partie d’une mission plutôt que d’une organisation à profit, cette opportunité est faite pour vous.

Un CDI pourra être proposé au bout d’un an