Office manager (H/F)

Contenu de l'offre Office manager (H/F) chez ODYSSEE RH

Description du poste

Rattaché(e) directement au gérant du cabinet vous êtes très polyvalent sur l'ensemble de ces missions:

Missions de back-office:
- Vous réalisez la gestion administrative et le suivi des dossiers clients en lien avec l'activité de gestion de patrimoine (complétude, relance pièces manquantes, suivi par téléphone, e-mail). Pour cela vous êtes en contact direct avec un grand nombre d'interlocuteurs (clients, promoteurs, banquiers, notaires, agent immobilier, avocat, etc.)
- Vous saisissez et archivez les documents numériques et papier
- Vous mettez en place un suivi de l'activité ainsi qu'un reporting d'activité et de mission

Missions d'assistanat classique:
- Vous accueillez les clients et prospects (physique, e-mail, téléphone) 
- Vous prenez en charge, filtrez et faites le suivi des appels téléphoniques et des mails
- Vous organisez, gérez et coordonnez le planning du dirigeant, collaborateurs et partenaires
- Vous rédigez des supports de communication interne (rapport, compte-rendu, notes)

Missions comptables: 
- Vous réalisez la saisie et le reporting des achats, ventes et notes de frais
- Vous réunissez et envoyez les éléments de la paye à l'expertise comptable 
- Vous saisissez les factures et envoyez les éléments au cabinet d'expertise comptable
- Vous tenez une caisse pour la gestion des dépenses courantes quotidiennes

Description du profil

Vous pouvez tout aussi bien avoir des diplômes qu'être autodidacte. 
Vous avez une expérience significative sur ce type de poste, idéalement dans un cabinet en gestion de patrimoine/secteur banque assurance/ immobilier ou financier. 
Vous connaissez le processus d'une demande de prêt immobilier pour l'avoir déjà réalisé (à titre professionnel ou personnel). 
Des connaissances dans le domaine de la gestion de patrimoine et de la fiscalité immobilière seraient un vrai plus. 

Au-delà des connaissances techniques, vous êtes une personne autonome, très organisée et structurée. Polyvalente, vous vous adaptez à toutes situations et tout type d'interlocuteurs. Vous savez respecter les procédures et la conformité. 
Vous avez une bonne présentation, une excellente élocution et expression écrite. 
Enfin, vous êtes sympathique et avez le sens du contact et du service.