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Contenu de l'offre PH1457 - Assistant / e de direction (H/F) chez
Au sein de l'Université de Paris située dans le 6e arrondissement
- Participer à la gestion administrative et/ ou des personnels de la structure en appliquant les
procédures dédiées
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
- Assurer les prises de rendez-vous
- Traiter le courrier postal et électronique ainsi que les appels téléphoniques
- Suivre la circulation des parapheurs
- Gérer les agendas électroniques et contrôler les échéances
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports ), les reproduire et les
diffuser
- Traiter et diffuser des informations internes et externes
- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
- Organiser les réunions et leurs logistiques, rédiger les relevés de décisions
- Prendre en charge des aspects logistiques de la direction (gestion du stock des fournitures
bureautiques,
photocopieur ...)
- Organiser, alimenter et mettre à jour des bases de données relatives à la gestion administrative et les
dossiers des agents du pôle - Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes
d'information administrative
- Participer à la mise en œuvre des procédures liées à la gestion des ressources humaines - Diffuser
l'information relative aux procédures de gestion (recrutement, concours, mobilité, formation )
- Préparer et rédiger certains actes de gestion relatifs à la carrière des personnels fonctionnaires et
contractuels
(reconstitution de carrière, gestion des différents congés, positions, cessation d'activité ) et à la
formation
- Assister les personnels et les équipes
- Rendre compte de l'état d'avancement des dossiers
- Accueillir et informer les divers interlocuteurs du PEML
- Suivre les évolutions réglementaires
CDD immédiat et urgent 12 mois 35h/semaine
Conditions particulières
# Expérience : Débutant accepté
# Formations :
- (Exigée) Bac+2 ou équivalents -
# Compétences :
- (Souhaitée) Accueillir une clientèle - (Souhaitée) Rédiger des supports de communication interne (rapport, compte rendu, note...) - (Souhaitée) Réaliser la gestion administrative du courrier - (Souhaitée) Filtrer des appels téléphoniques - (Souhaitée) Organiser le planning d'un responsable, collaborateur
# Salaire :
Mensuel de 1700,00 Euros à 2000,00 Euros sur 12 mois