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Contenu de l'offre Office manager H/F chez Proman

Etre le support du Secrétaire Général pour assurer le fonctionnement du MASE MEDITERRANEE Giphise, mais aussi en représentation auprès des différentes entités.


Avant tout, la fiche de poste n'est pas complète, le reste se fera en entretien visuel / présentiel ou téléphonique.

Pour le MASE :Etre le lien entre les adhérents de l'association, ses représentants, les cabinets d'audits et les auditeurs, les autres associations MASE.Etre le support des membres du Comité de Pilotage MASE.Faire l’appel et gérer les cotisations EU/EI et la facturation des adhérents.Réunions Inter MASE .

Gérer les nouvelles Candidatures :

Répondre aux demandes des entreprises intéressées par le MASE

Traiter les demandes d'adhésion.

Valider les périmètres de certification.

Suivre de dossier des entreprises engagées.

Gérer la durée de la période d'engagement.

Gérer les codes d’accès

Gérer les éventuels rendez-vous avec les entreprises (périmètre, autres….)

Animer les réunions de lancement des nouveaux adhérents.

Faire l’état d’avancement de la mise en place du MASE pour les nouvelles E.I ; une réunion à mi-période avant audit de certification.

Gérer le système de certification MASE :

Relancer les entreprises dont la certification arrive à échéance. Gérer les demandes d'audit, transmettre la demande au cabinet et planifier la restitution en Comité de Pilotage. Gérer les retours des Entreprises Utilisatrices (notation Sécurité). Organiser, préparer, participer aux comités MASE et établir les comptes rendus. Informer les entreprises de la décision du Comité de Pilotage. Envoyer aux entreprises le certificat, le courrier personnalisé selon les recommandations du Comité de pilotage et/ou de l'auditeur, le rapport d'audit et le questionnaire de satisfaction après audit. Organiser et participer autant que faire se peut, au rendez-vous avec les entreprises n'ayant pas été certifiées ou en cas de perte de certification.

Transmettre les Notations des auditeurs à MASE Asso


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Savoir faire :

Maitriser Pack Office, connaitre les systèmes Web. Outil de communication Connaitre d’outils de base de données. Connaitre du référentiel MASE. Animer des réunions. Piloter les plans d’actions. Qualité rédactionnelle. Gérer les priorités.

Technique d’audit.

Savoir être :

Anticiper et s’adapter. Être Autonome. Travailler en équipe. Avoir une facilité de contact.

Avoir une capacité d’analyse et une grande discrétion (CONFIDENTIALITE des infos).

Cpf final 4
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Office manager H/F
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