Assistant(e) de Direction / Office Manager (H/F)

Contenu de l'offre Assistant(e) de Direction / Office Manager (H/F) chez Relais&Chateaux

Description du poste

L'assistant(e) de direction / Office Manager gère en autonomie et sous la responsabilité du Délégué Général l'office management / les services généraux du siège.
Il/elle assiste également le Directeur Général et le Délégué Général dans leurs fonctions afin d'anticiper et optimiser la gestion administrative et logistique de leurs activités.

1. Office Management (60%)

Entretenir les locaux
• Garant de l'entretien et du bon état de fonctionnement des locaux
• Principal interlocuteur des fournisseurs et des prestataires pour les sites parisiens
• Pilotage des travaux de rénovation et de l'entretien des locaux
• Interface directe avec le gestionnaire de l'immeuble, participation aux réunions de locataires

Coordonner les prestataires
• Pilotage de l'hôtesse d'accueil, de l'agent de maintenance et du service de ménage

Apporter des services
• Gestion des achats de fournitures, consommables et autre matériel, de l'impression des cartes de visite du personnel, etc.
• Gestion des salles de réunion

Suivre d'un point de vue administratif
• Suivi des contrats
• Suivi du budget Service Généraux, validation des factures

2. Assistanat de Direction 40%)

Assister au quotidien
• Gestion de l'agenda et organisation des réunions, rendez-vous, conférences téléphoniques, etc.
• Organisation et logistique des déplacements
• Traitement des emails et appels téléphoniques
• Relecture d'emails, présentations, courriers et autres documents
• Rédaction et traduction de documents, courriers.
• Mise en forme et traduction de présentations sur PowerPoint
• Gestion des notes de frais

Prendre en charge des projets ponctuels
• Organisation d'évènements, séminaires et réunions
• Administrateur de l'outil de réservation de voyages et de notes de frais
• Compilation du rapport annuel d'activité
• Rédaction et expédition de la newsletter mensuelle à destination des membres

Description du profil

* Formation école hôtelière de haut niveau
• Expérience de 3 à 5 ans dans un hôtel
• Bilingue anglais / français
• Bonne maîtrise des outils informatiques (word / excel / power point)
• Bonne communication et bon relationnel
• Intelligence pratique
• Orienté service
• Constance et ténacité