Secrétaire de direction 18h15 (mi-temps) (H/F)

Contenu de l'offre Secrétaire de direction 18h15 (mi-temps) (H/F) chez

Sous l'autorité du responsable du pôle administratif, votre activité s'inscrit dans le cadre procédural défini et partagé au sein du service.

Missions
Accueil physique et téléphonique des partenaires et collaborateurs

Secrétariat
o Organiser les rendez-vous et les réunions pour la Direction, les chefs de services et les coordinateurs de projets
o Participer à certaines réunions pour en assurer le suivi
o Organiser le classement et l'archivage des documents papiers et informatiques produits par la direction,
o Remplacer ponctuellement les autres secrétaires sur leurs missions en cas d'absence ou de surcharge de travail : garantir la continuité de service au niveau du secrétariat de Direction

Organisation
o Réceptionner, enregistrer, distribuer l'ensemble du courrier du CCAS (interne ou externe) - en renfort lors du remplacement de l'autre secrétaire
o S'assurer du traitement et du suivi des parapheurs


Gestion du Conseil d'Administration du CCAS en binôme avec la responsable du pôle administratif
o Intervenir dans l'organisation du conseil d'administration : mise en forme des projets de délibération, convocation des administrateurs, vérification du quorum, rédaction du compte-rendu de séance, etc.
o Assurer la publicité et l'archivage des actes (télétransmission des délibérations en préfecture )
o Suivre l'exécution des décisions et délibérations, en lien avec les autres services
o Suivre et mettre à jour les conventions

Poste soumis au respect des règles éthiques et de confidentialité de la fonction publique territoriale.
Compétences requises / Profil recherché
o Niveau 4 ou niveau 5 (Bac ou Bac + 2)
o Aptitude au travail en équipe
o Capacité d'adaptation aux changements d'organisation
o Rigueur et méthode
o Discrétion
o Capacité à rendre compte à sa hiérarchie,
o Bon niveau d'orthographe et qualités rédactionnelles solides
o Maitrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, messagerie et agenda partagé)
o
Relations Fonctionnelles
o Les services du CCAS et de la ville de Saint-Priest
o Autres institutions et organismes
o Élus du conseil d'administration du CCAS et du conseil municipal de la commune


Conditions particulières

# Expérience : Débutant accepté

# Qualités professionnelles :
- Capacité d'adaptation (Capacité à s'adapter à des situations variées et à s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes et des valeurs propres à l'entreprise. Exemple : être souple, agile, s'adapter à une situation imprévue) - Sens de l'organisation (Capacité à planifier, à prioriser, à anticiper des actions en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser. Exemple : planifier, ordonner ses actions par priorité) - Rigueur (Capacité à respecter les règles et codes de l'entreprise, à réaliser des tâches en suivant avec précision les procédures et instructions fournies , à transmettre des informations avec exactitude. Exemple : être ponctuel, respecter les engagements, résister à la distraction)
# Compétences :
- (Souhaitée) Accueillir une clientèle - (Souhaitée) Rédiger des supports de communication interne (rapport, compte rendu, note...) - (Souhaitée) Réaliser la gestion administrative du courrier - (Souhaitée) Filtrer des appels téléphoniques - (Souhaitée) Organiser le planning d'un responsable, collaborateur
# Salaire :
Mensuel de 1000,00 Euros sur 12 mois