Secrétaire de direction / Assistante manager (H/F)

Contenu de l'offre Secrétaire de direction / Assistante manager (H/F) chez

Gérer les agendas (prise de rendez-vous) et les plannings (absences, déplacements, réunions ).
Assurer le secrétariat du directeur territorial et le traitement administratif des dossiers territoriaux.
Contribuer au bon fonctionnement de la structure, en apportant une assistance administrative, logistique et technique aux activités.
Assurer l'accueil physique et téléphonique (réceptionner, filtrer, traiter les appels) et orienter les interlocuteurs internes et externes (partenaires, prestataires, usagers extérieurs) du ou des services.
Prendre en charge et organiser la communication interne de proximité avec les collaborateurs au sein du ou des services. Coordonner la circulation de l'information au sein du comité de direction.
Assurer la relecture, la vérification (mise en forme, rédaction, charte graphique...), la saisie, la diffusion, la valorisation, le classement et l'archivage de courriers et documents sur supports écrits physiques ou dématérialisés mis à la signature.
Assurer l'organisation, la préparation et le suivi des réunions au sein du ou des services (convocation, ordres de mission des intervenants, transmission de dossiers, réservation de salles ). Le cas échéant prendre en charge les comptes-rendus des réunions.
Contribuer à la collecte et l'exploitation d'informations ; la tenue de tableaux de bord, de statistiques ; le renseignement des indicateurs d'activité en vue d'une évaluation de la performance en fonction des objectifs définis pour le ou les services.
Contribuer à l'accueil des nouveaux arrivants (installation physique et matérielle, présentation de l'établissement, remise du livret d'accueil ).


Conditions particulières

# Expérience : Débutant accepté

# Qualités professionnelles :
- Réactivité (Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance. Exemple : faire preuve de dynamisme, vivacité, énergie, comprendre vite) - Autonomie (Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue. Exemple : travailler efficacement sans responsable) - Sens de l'organisation (Capacité à planifier, à prioriser, à anticiper des actions en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser. Exemple : planifier, ordonner ses actions par priorité)
# Formations :
- (Souhaitée) Bac+2 ou équivalents - secrétariat assistanat
# Compétences :
- (Exigée) Normes rédactionnelles - (Exigée) Techniques de numérisation - (Exigée) Outils bureautiques - (Exigée) Utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise, ...) - (Souhaitée) Actualiser la documentation professionnelle et réglementaire - (Exigée) Traiter l'information (collecter, classer et mettre à jour) - (Souhaitée) Accueillir une clientèle - (Exigée) Organiser des déplacements professionnels - (Souhaitée) Rédiger des supports de communication interne (rapport, compte rendu, note...) - (Exigée) Réaliser la gestion administrative du courrier - (Exigée) Archiver des documents de référence - (Souhaitée) Organiser des actions de communication - (Exigée) Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité - (Souhaitée) Filtrer des appels téléphoniques - (Exigée) Organiser le planning d'un responsable, collaborateur - (Exigée) Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes etc.) - (Exigée) Préparer et organiser des réunions
# Permis :
- (Exigée) B - Véhicule léger