Secrétaire de direction CDI (H/F)

Contenu de l'offre Secrétaire de direction CDI (H/F) chez

Assiste la direction dans la gestion de son activité, prise de poste début décembre :
- traite le courrier, enregistrement chrono, prépare les correspondances, frappe de rapports et notes diverses.
- assure l'accueil physique et téléphonique, informe et oriente tout type d'interlocuteur: usagers,familles,partenaires,salariés
- instruit et assure le suivi : du dossier administratif des usagers (support papier et logiciel informatique), des demandes d'admission, des tableaux de bord d' activité, suivi couverture sociale des jeunes, demandes immatriculation gardes directes
- assure l'assistance administrative RH: gestion des offres d'emploi et candidatures, constitution et mise à jour des dossiers du
personnel, suivi des contrats de travail, des visites médicales, des plannings/congés/absences/formations
- collecte, traitement et transmission des éléments variables de paie des assistants familiaux et de l'équipe pluridisciplinaire
- gestion des congés équipe éducative et assistants familiaux ; fiches horaires éducateurs ;
- assure la gestion administrative et comptable : déclaration et suivi des sinistres, pointage des frais professionnels, suivi des
conventions des familles de parrainage, collecte et suivi des attestations annuelles de déplacements professionnels, gestion payes assistants familiaux, gestion caisses, relevé de chéquiers, relevé CB
- gestion des fournitures administratives, suivi du parc automobile, préparation de la facturation.
- assure la gestion et la veille documentaire, procède à l'archivage des documents.
- organise et assure un classement bureautique pour le partage et la conservation de l'information.
- participe à la recherche et simplification des circuits d'information,des outils et des procédures internes
- participe à la réunion d'équipe, aux temps de coordination des secrétaires de services.
- très bonne expression orale et écrite, maîtrise confirmée du Pack Office, Sil'Age
- capacité à s'adapter et à gérer les priorités, réactivité, polyvalence
- organisation, méthode, rigueur, capacité à trouver l'information.




Conditions particulières

# Expérience : 1 an

# Formations :
- (Exigée) Bac+2 ou équivalents - gestion PME PMI
# Compétences :
- (Souhaitée) Accueillir une clientèle - (Souhaitée) Rédiger des supports de communication interne (rapport, compte rendu, note...) - (Souhaitée) Réaliser la gestion administrative du courrier - (Souhaitée) Filtrer des appels téléphoniques - (Souhaitée) Organiser le planning d'un responsable, collaborateur