Secrétaire de direction en établissement scolaire (H/F)

Contenu de l'offre Secrétaire de direction en établissement scolaire (H/F) chez

Poste de catégorie C, à temps plein jusqu'au 31/01/2022.

Un temps plein équivaut à une quotité annuelle de 1607h ce qui fait entre 35 et 40h par semaine en fonction du nombre de jour de congés payés compris dans la durée du contrat et des permanences, s'il y a lieu, en fonction des établissements.
En effet, le temps de travail est organisé sur la base d'un cycle hebdomadaire de 35 heures et sur la base de 2,5 jours de congés payés par mois de service au prorata de la quotité de service effectué. Les jours de congé sont à prendre pendant la durée du contrat.

Missions :
-assistance à la direction d'un établissement scolaire
-secrétariat courant (courrier postal et électronique, téléphone, télécopie)
-accueil et orientation des usagers
-suivi des documents administratifs (conventions, circulaires, documents -divers en lien avec la direction, l'administration de l'éducation nationale ou partenaires extérieurs)
-gestion administrative du personnel (suivi des dossiers, contrats, -remplacements, absences, stages, etc)
-diffusion des informations (absences, sorties, emploi du temps, circulaires, comptes rendus)
-mise en paiement des heures supplémentaires, de remplacement, d'accompagnement éducatif, de la classe relais
-gestion et préparation des commissions, conseils et élections de l'établissement
-suivi de l'archivage (enregistrement et classement des documents divers).

Savoir-faire :
-rendre compte, faire le lien pour anticiper les attentes
-savoir communiquer avec les différents partenaires
-savoir s'organiser et donner les priorités
-travailler en équipe
-savoir planifier et respecter les délais

Savoir-être :
-rigueur et fiabilité
-sens du relationnel
-réactivité
-capacité d'adaptation

Savoir :
-services et partenaires de l'éducation nationale, environnement professionnel
-logiciel de gestion : ARENA, ASIE, GI/GC, base élève, SUPPLE, ASSED, DEM'ACT...
-outils de bureautique


Conditions particulières

# Expérience : Débutant accepté

# Qualités professionnelles :
- Sens de la communication (Capacité à transmettre clairement des informations, à échanger, à écouter activement, à réceptionner des informations et messages et à faire preuve d'ouverture d'esprit. Exemple : être à l'écoute, être attentif aux autres) - Sens de l'organisation (Capacité à planifier, à prioriser, à anticiper des actions en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser. Exemple : planifier, ordonner ses actions par priorité) - Rigueur (Capacité à respecter les règles et codes de l'entreprise, à réaliser des tâches en suivant avec précision les procédures et instructions fournies , à transmettre des informations avec exactitude. Exemple : être ponctuel, respecter les engagements, résister à la distraction)
# Compétences :
- (Souhaitée) Normes rédactionnelles - (Souhaitée) Gestion administrative du personnel - (Souhaitée) Techniques de numérisation - (Souhaitée) Outils bureautiques - (Souhaitée) Organisation d'évènements - (Souhaitée) Gestion administrative - (Souhaitée) Méthode de classement et d'archivage - (Souhaitée) Techniques de prise de notes - (Souhaitée) Modalités d'accueil - (Souhaitée) Utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise, ...) - (Souhaitée) Réaliser un suivi d'activité - (Souhaitée) Traiter l'information (collecter, classer et mettre à jour) - (Souhaitée) Réaliser un suivi administratif du personnel - (Souhaitée) Rédiger des supports de communication interne (rapport, compte rendu, note...) - (Souhaitée) Réaliser la gestion administrative du courrier - (Souhaitée) Organiser des actions de communication - (Souhaitée) Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité - (Souhaitée) Suivre l'évolution d'un dossier professionnel - (Souhaitée) Filtrer des appels téléphoniques - (Souhaitée) Organiser le planning d'un responsable, collaborateur - (Souhaitée) Saisir des documents numériques - (Souhaitée) Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes etc.) - (Souhaitée) Préparer et organiser des réunions
# Salaire :
Mensuel de 1603,12 Euros à 1603,12 Euros sur 12 mois