Office Manager / Assistant de Gestion H/F

Contenu de l'offre Office Manager / Assistant de Gestion H/F chez SKY CONSULTING

75008 Paris 8e Temps plein, CDI 2 350 € par mois

FICHE DE POSTE : Office Manager / Assistant(e) de Gestion

Sky Consulting, institut d’études créé en 2005, a développé une activité de consulting et d’accompagnement des marques sur trois axes :

1- Des études Marketing ad hoc qui intègrent des méthodologies qualitatives et/ou quantitatives en full services ;

2- Un terrain intégré qui traite également des études en sous-traitance
3- Des missions de Conseil Stratégique.

Sky Consulting réalise ses missions pour le compte de clients prestigieux du privé (groupes internationaux, PME) ou du public, en France et à l’international, et dans les principaux secteurs de l’économie et de la société (Cosmétiques, Beauté, Hygiène, Grande
Consommation, Luxe, Médical/Pharma, Entertainment, Services)

Aujourd’hui, Sky Consulting recherche son Office Manager / Assistant(e) de Gestion pour une prise de poste dès que possible.

1- Descriptif du poste

L’Office Manager / Assistant(e) de Gestion a pour mission, sous l’encadrement du responsable administratif et financier, d’exécuter des tâches administratives variées et de gestion courante. Son rôle consiste également à assurer l’accueil physique et téléphonique du public
(Français/ Anglais). Le tout visant à recueillir, traiter et diffuser de l’information nécessaire au bon fonctionnement de la société.

Les principales missions :

- Gestion des démarches administratives

- Traitement de documents pour mise à jour des bases de données de gestion :

Financière fournisseurs : Saisie des factures (Fr ou internationales), validation et mise à jour du support Administration du personnel : Saisie des contrats vacataires, enregistrement des variables du personnel sur les tableaux dédiés Indemnisations /incentives : Traitement, envoi et suivi des indemnisations liées aux études

- Accueil physique et téléphonique : o Accueil, information et orientation du personnel et des personnes extérieures à la structure. o Réception des appels et orientation vers les différents services et interlocuteurs en français et en anglais, prise de message.

Activités connexes ou complémentaires

- Suivi des stocks de fournitures, réapprovisionnement, contact avec les fournisseurs
- Gestion du courrier : Réception, distribution affranchissement et envoi postal.
- Tri, classement, archivages, numérisation des documents
- Participation aux opérations de logistique du service, assistance aux équipes
- Travaux de bureautique : saisie, mise en forme et suivi/ mise à jour de documents informatiques (courriers, tableaux, compte-rendu, rapports…)

2- Environnement de travail

Interne

- Collaboration et reporting auprès du Responsable administratif et financier
- Travail en relation avec l’ensemble des équipes
- Horaires fixes imposés (plages horaires d’accueil du public)

Externe

- Contact avec l’ensemble du public (Clients, Prospects, Prestataires, Participants …)
- En relation directe avec les prestataires

3- Compétences requises

Connaissances professionnelles

- Notions de base des techniques de communication orale et écrite français et anglais
- Maîtrise des techniques du secrétariat
- Maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, Outlook…) et Internet

Formation

- Intiale : BAC +2 (Type BTS Assistant(e) Manager ou Assistant(e) de Gestion PME/PMI)

Qualités personnelles

- Savoir s’adapter à différents interlocuteurs, accueillir le public avec amabilité
- Comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants
- Savoir gérer et suivre une procédure, être méthodique
- Faire preuve de rigueur, d’organisation, être à l’aise avec les chiffres
- Respecter la confidentialité

4 – Position et Rémunération

CDI Temps complet Statut : ETAM Position hiérarchique : selon grille CCN Syntec

Salaire : 2 350€ Brut mensuel sur base de 12 mois

Avantages sociaux : Prise en charge 50 % du pass Navigo ; Tickets restaurant, Mutuelle

Avantages :

Titre-restaurant / Panier Participation au transport

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Salaire : 2 350,00€ /mois

Langue:

anglais (Souhaité)