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Contenu de l'offre Assistant de Direction F/H chez Sorbonne université– Services universitaires
Fonctions : Assistant(e) de direction
Corps : Technicien de recherche et de formation
BAP : J
Emploi-type : [Referens] J4C42 – Technicien(ne) en gestion administrative
Activités principales :
Placé(e) au sein du secrétariat de la Présidence sous l'autorité de la Chef de cabinet de Sorbonne Université, l'assistant(e) de direction a pour mission d'assister l'équipe présidentielle dans l'exécution de ses activités et d'en optimiser la gestion.
Il/elle assure le secrétariat des Vice-président(e)s et à ce titre exerce les activités principales suivantes :
Gestion des agendas
Accueil téléphonique
Accueil et orientation des visiteurs,
Organisation des rendez-vous, réunions, déplacements en France et à l'étranger
Suivi des demandes,
Préparation de dossiers en vue des réunions,
Rédaction de courriers
Archivage,
Gestion de la bonne circulation des parapheurs (enregistrement, mise en œuvre des documents, relecture…)
Préparation et/ou soutien administratif et logistique d'évènements
Conduite de projets : Non
Encadrement : Non
Connaissances requises :
Connaissance générale des procédures administratives
Connaissance des techniques de secrétariat
Savoir-faire :
Savoir organiser et planifier ses activités
Savoir s'exprimer oralement et rédiger à l'écrit avec aisance
Maîtriser les techniques de restitution et de transmission d'information écrite ou orale
Connaître l'environnement bureautique et maîtriser les logiciels bureautiques
Proposer des modes d'organisation, de fonctionnement, de simplification et de classement
Savoir-être :
Excellent relationnel
Organisation
Rigueur
Réactivité
Disponibilité
Discrétion
Autonomie
Sens du travail en équipe
Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.
Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiants dont 4 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.
Sorbonne Université dispose d'un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en régions.
Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d'une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l'université dans leur périmètre sur la base d'un contrat d'objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l'université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.
Localisation : Campus Pierre et Marie Curie
Sorbonne Université - 4 place Jussieu - 75005 Paris