Contenu de l'offre ASSISTANT DE DIRECTION (H/F) chez Start People ROISSY
Le Raincy (93)
1 850 € par mois
Accueil physique et te´le´phonique
Gestion de l’agenda du Maire
Constitution et préparation de dossiers
Prise de RDV, de messages et transmission aux collaborateurs
Préparer différentes réunions et en re´aliser les comptes rendus
Saisir, mettre en forme divers documents (courriers, rapports, convocations notes, discours, fiches de suivi, comptes rendus...), les reproduire et/ou les scanner et les diffuser
Suivi des courriers et des dossiers inhe´rents a` ceux-ci
Relations avec les services pour ve´rifier si les notes transmises sont suivies et exe´cute´es, courriers de relance
Re´ponse par mail ou te´le´phone aux demandes (invitations, demandes de mate´riels urgentes...)
Consultation de boites mails génériques
Saisir et mettre a` jour les bases de donne´es utilise´es au sein du cabinet (annuaire et organigramme institutionnel)
Classement des courriers, archivage, rangement (chrono, fiches de suivi, bulletins affiches, publications réalisées par le Cabinet...)
Distribution des invitations et des bulletins dans les casiers des e´lus, voire des chefs de service
Suivi de manifestations tant d’un point de vue organisationnel que mate´riel (micros, cadeaux, chaises, tables, ouverture et fermeture des locaux...)
Envoi courriers en nombre (mise sous pli, impression enveloppe, mise sous enveloppe, transmission a` l’accueil pour envoi)
Descente et remontée des parapheurs, des mails
Re´alisation de chevalets, de listes de pre´sence...
Pre´sence a` des manifestations pour aide aux collaborateurs (suivi, pointage, passage de micros, ve´rification si bonne installation...)
Aide aux collaborateurs (appels te´le´phoniques, prises de renseignements...)
Organisation en lien avec la logistique des réceptions de personnalités et Evènements
Parfaite maîtrise des principaux logiciels bureautique (Word, Excel, Outlook…)
Connaissance du fonctionnement municipal (élus et administration)
Connaissance de base en droit public et droit civil, en relation avec les missions des collectivités territoriales
Aptitudes / Qualités
Esprit d’équipe
Ecoute
Esprit d’initiative
Qualités relationnelles
Discrétion
Disponibilité, adaptabilité
Bonnes qualités rédactionnelles
Sens de l’organisation
Rigueur, concision, diplomatie
1 850 € nets par mois (sur la base d’un volume hebdomadaire de 37,5 h), prime de fin d’année en novembre.