ASSISTANTE DE DIRECTION H/F

Contenu de l'offre ASSISTANTE DE DIRECTION H/F chez Stef

Description du poste

STEF IT est le pôle Informations et Technologies de STEF (245 personnes réparties sur Paris, Lyon et Vannes), il développe des solutions innovantes afin de renforcer la compétitivité de nos offres et de nos outils, et répondre au mieux aux exigences des clients et des salariés.
Votre rôle ?
Rattaché (e) au Directeur Général de STEF IT, votre mission consistera à :
Contribuer avec le contrôle de gestion à l'optimisation financière de la filiale :
- Réaliser les commandes et la gestion administrative des achats de prestations externes et de téléphones mobiles.
- Effectuer la synthèse mensuelle des frais de fonctionnement (déplacement des collaborateurs, suivi des consommations des téléphones portables, de tablettes, …).
Assurer le support et la gestion administrative des collaborateurs :
- Gérer les déplacements des membres des comités de direction (CODIR, COSI), des collaborateurs parisiens et être le relais RH des collaborateurs parisiens (tickets restaurants, cartes d'abonnements…).
- Organiser ou coordonner certains évènements : séminaires d'équipe, réunion de travail, sessions d'intégration et d'accueil de nouveaux collaborateurs (réservation d'hôtels, restaurants…)
- Mettre à jour l'organigramme et l'annuaire.
Assurer la bonne organisation des tâches classiques d'assistanat en coordination avec les autres services du Groupe et Assistantes des membres du Comité Exécutif et du Comité de Direction opérationnelle :
- Gérer les appels téléphoniques et l'accueil visiteurs (français et anglais).
- Rédiger et diffuser des notes d'organisation et comptes-rendus.
- Réserver les salles de réunion, de visioconférence et les formules repas pour les réunions.
- Organiser l'agenda, les déplacements et les congés de la DG.
- Commander et gérer les fournitures de bureau.
- Assurer le back-up des Assistantes STEF IT du site parisien.
- Veiller au bon fonctionnement de certaines installations et équipements du site parisien (contrat d'entretien, commande de mobiliers de bureau,…).

Description du profil

Votre profil ?
- De formation supérieure, vous disposez d'une expérience réussie en tant qu'Assistante au sein d'une Direction de Business Unit.
- Vous maîtriser les outils bureautiques et pratiquez l'anglais.
- Vous êtes reconnu (e) pour vos qualités relationnelles, de rigueur (orthographe, syntaxe, vérification de contrat commerciaux…), de flexibilité, d'agilité, de polyvalence et d'organisation.
- Vous êtes rodé (e) au travail en équipe et en transverse avec d'autres services. Vous avez le sens du client interne/externe et de l'accueil.
Merci de joindre à votre candidature une lettre de motivation.