Office Manager H/F

Contenu de l'offre Office Manager H/F chez Uavia

Vitry-sur-Seine (94) CDI ️ Support de direction

* Prise en charge des contacts téléphoniques entrants et sortants, accueil des visiteurs

* Traitement du courrier entrant et sortant et des livraisons de colis

* Assistance dans la gestion de l'activité des dirigeants : tâches de secrétariat, gestion de planning, préparation de réunions, accueil...

* Gestion des déplacements des salariés (ordres de mission, réservations des transports et hébergements, recueil des notes de frais…)

Comptabilité & Gestion

* Recueil des pièces comptables (factures fournisseurs, notes de frais, factures clients), rapprochement bancaire

* Assistance à la préparation de la cloture annuelle des comptes, Assistance aux réponses aux audits externes, interface avec le cabinet comptable de la société

* Coordination des achats de l’équipe et des processus d’achat, règlement des fournisseurs

* Assistance à l'administration des ventes

RH, Social, Paie

* Recueil des éléments variables de paie, recueil et transmission des éléments nécessaires aux déclarations sociales et aux règlements annuels (impôts, taxes, formation professionnelle…), gestion des titres restaurants* Réponses aux questions RH des salariés, gestion des affaires courantes (arrêts maladie, organisation des entretiens annuels, demandes d'attestations diverses, organisation des formations, gestion des contrats de travail et temps de travail, gestion des processus de recrutement...). * On-boarding des salariés : organisation des visites médicales, de la souscription à la mutuelle collective et à la complémentaire, commande d'équipements informatiques, intégration des nouveaux salariés dans les équipes

Facility Management

* Gestion des fournitures de bureaux (stocks, réassorts), de travaux divers et des interventions extérieures dans les locaux, des projets d’aménagement, des contrats de maintenance des locaux et équipements, gestion des imprévus

Communication, Évènementiel externe

* Gestion de la réponse aux demandes entrantes (commerciales, recrutement, presse, support technique...) en français comme en anglais et gestion des délais de réponse, par e-mail comme sur les réseaux sociaux (Facebook, LinkedIn, Twitter)

* Veille presse et analyse des retombées après communications

* Organisation et logistique de participation à des salons / manifestations françaises et internationales, gestion des stocks de fournitures marketing (brochures, goodies...)

Communication, Évènementiel interne

* Organisation des réunions d'équipe, monthly meetings, on-site et off-site, écriture des compte-rendus, organisation de repas d'équipes, petits-déjeuners ou autres évènement informels et du séminaire annuel* Communication interne : arrivée de nouveaux salariés, mise en place d'outils ou de nouvelles politiques, management du changement, recueil de l'avis des salariés...

* Organisation de la vie de l'entreprise et du bien-être des Uaviators : )

Administratif & Financier

* Gestion des archives sociales, comptables et financières, physique et numérique, gestion des signatures (contrats, accords de confidentialité...) et veille au respect des processus d'achat

* Reporting auprès du Président des budgets par projets, des temps passés, des faits marquants dans les différentes équipes

* Vie de l'entreprise : organisation d'assemblées générales ordinaires et extraordinaires, transmissions légales, organisation du CSE.

Avantages :

Titre-restaurant / Panier Participation au transport

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Salaire : 35 000,00€ /mois

Expérience:

office manager h/f ou similaire: 1 an (Souhaité)