Assistant de direction F/H

Contenu de l'offre Assistant de direction F/H chez UNIVERSITE DE BORDEAUX

33000 Bordeaux

L’assistant.e de direction de la MAOIP apporte son appui à la direction de la MAOIP en termes d'organisation, de gestion administrative, financière et pédagogique, d'information, de logistique, d'accueil, de communication. Il. elle contribue au bon déroulement de l’ensemble des activités de la structure et en assure la continuité.

Il. elle est amené.e à travailler en équipe et participe en qualité de personne ressource aux différentes activités et projets de la MAOIP.

Activités essentielles :

Assurer la gestion, la coordination et le suivi administratif et financier de différentes actions et activités du service Etre en appui des activités du service et en particulier, des stages et du dispositif de césure, secrétariat pédagogique de certaines actions. Assurer la coordination et le suivi administratif du volet ressources humaines : coordination des recrutements d’emplois étudiants etc. Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier et courriel, coordination de la boite mail de la direction. Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...) Assurer la prise de notes et la rédaction de comptes rendus Participer à l'organisation de dispositifs d’orientation en faveur des lycéens, de leurs enseignants, salons, de journées portes ouvertes, de conférences… Alimenter des tableaux de bord et bases de données, répondre aux enquêtes, participer à l’amélioration continue du service Sélectionner, diffuser de l’information en interne et en externe Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité Réaliser divers documents Assurer une communication adaptée dans la diffusion des informations Encadrer, former, suivre et évaluer des vacataires, emplois- étudiants Etre le référent archives du service

Des déplacements fréquents sont nécessaires entre ces différents sites de l’Université de Bordeaux. Ils feront l’objet d’une organisation spécifique du service et des emplois du temps des agents pour y répondre, en limitant les contraintes. Ce poste nécessite disponibilité et, ponctuellement, adaptation à des horaires spécifiques lors des manifestations.

Savoir :

Techniques de gestion administrative et financière Techniques d’accueil téléphonique et physique Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique et de l’UB Langue anglaise : A2 à B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Savoir-faire :

Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe Gérer la confidentialité des informations et des données Savoir travailler en équipe Savoir rendre compte Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service Accueillir les populations concernées S'exprimer de façon claire et concise Utiliser les logiciels de gestion et de bureautique Rédiger des documents simples d'information et de communication

Savoir-être :

Sens relationnel et capacité d'écoute Sens de l'organisation Réactivité Créativité Capacités d'adaptabilité Polyvalence