Assistant de direction Saint Germain en Laye F/H

Contenu de l'offre Assistant de direction Saint Germain en Laye F/H chez UNIVERSITE DE CERGY PONTOISE

L’université de Cergy-Pontoise (UCP) est membre fondateur de la Comue Paris Seine
comprenant 15 établissements dont l'ESSEC. L'UCP accueille 20000 étudiants, 1700 personnels, elle est
dotée d’un budget de 143,5 M € (dont 112 M€ de masse salariale). Elle comprend 8 composantes dont un
IUT, un IEP, l’ESPE de l’académie de Versailles et plus de 20 équipes de recherche. Ses locaux sont répartis
sur 10 sites, 4 départements (Yvelines, Hauts-de-Seine, Val d'Oise, Essonne) et 8 communes.
L'Éspé de l'académie de Versailles est une composante de l'université mais aussi une école académique. Elle dispose d'établissements partenaires pour la mise en oeuvre des formations MEEF à destination des
étudiants et des fonctionnaires stagiaires se destinant aux métiers de l'éducation.

Poste

Missions :

Assister les directeurs adjoints de l'Espé dans l'organisation de leur travail. Assurer le secrétariat, l'assistance technique comme logistique des directeurs adjoints. tenir à jour les différents listings (collèges, départements, enseignants par départements, par sites, par catégories, corps et grades...).
Alimenter la plateforme collaborative Ariane.
Réaliser des actes administratifs dans le respect des techniques, règles et
procédures dans les domaines confiés.

Acitivités spécifiques :

Etre l'interface entre les directeurs adjoints et leurs interlocuteurs privilégiés (notamment les Responsables Pédagogiques de Site) des cinq sites de formation de l'Université de Cergy-Pontoise, Direction Académique des Services de l'Education Nationale et Iinspecteurs de l'Education Nationale Adjoint dans le cadre de la
Formation Continue, responsables de parcours du Master Meef 2, des partenaires de la Recherche et du Rectorat).
Participer à certaines réunions organisées et se charger de certains comptes-rendus en lien avec les Directeurs Adjoints.
1. Organiser les agendas des directeurs adjoints
Préparer, organiser les réunions des directeurs adjoints, gérer les aspects logistiques
Gérer le courrier, la messagerie, filtrer les informations.
Accueillir ( physiquement et téléphoniquement) les personnalités extérieures, les partenaires, toute personne susceptible de rencontrer les directeurs adjoints
2. Assurer la gestion administrative du plan de formation de formateurs :
Assister la direction de l'Éspé à la préparation du plan annuel.
Assurer la gestion au quotidien (réaliser les opérations de mise en place, de logistique, de réception des inscriptions, de convocation, de suivi des absences et de relance).
Établir un bilan à destination des services RH et financier, et de la direction de l'Éspé.
Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés.
Assurer l'interim en cas d'absence des secrétaires de direction (accueil, courrier, téléphone).

Profil

Savoirs :

Connaitre l'organisation et l'environnement de l'enseignement supérieur,
l'organisation et le fonctionnement des établissements publics
Connaître les missions et les priorités de l'établissement
Connaitre les techniques de secrétariat et de gestion administrative
Connaissance des outils bureautiques
Connaitre les règles de correspondance (excellente orthographe requise)

Savoirs-faire :

S'adapter aux différents interlocuteurs
Rédiger et mettre en forme (notamment des comptes rendus).
Communiquer
Savoir organiser son travail, travailler en équipe et gérer les priorités
Savoir se constituer des bases de données pertinentes
Savoir rendre compte des situations

Savoirs-être :

Sens de la confidentialité, de la diplomatie
Qualités humaines et d'écoute
Réactivité, dynamisme - savoir anticiper.
Sens de l'organisation et autonomie
Disponibilité