Assistant de Direction Confirmé auprès du Secrétaire Général F/H

Contenu de l'offre Assistant de Direction Confirmé auprès du Secrétaire Général F/H chez UNIVERSITE GUSTAVE EIFFEL

Descriptif du poste:
Au sein de l’école d’ingénieurs ESIEE Paris (près de 2300 étudiants - 200 collaborateurs
700 vacataires), école-membre de l’Université Gustave Eiffel, vous intégrez le secrétariat général pilotant les fonctions support telles que les ressources humaines, le service financier, les services généraux, le service informatique, laboratoires, téléphonie et reprographie, le service des sports et manifestions extérieur ou le service pour la microélectronique et les microsystèmes. Rattaché(e) au secrétaire général, vous coordonnez et réalisez de manière polyvalente et autonome, des activités de gestion administrative et financière du SG. En réponse aux besoins d’évolution de l’école, vous mettez vos compétences et votre motivation au service des dossiers spécifiques qui vous sont confiés par le secrétaire général.

MISSIONS & GESTION ADMINISTRATIVE :
Participer au pilotage et la mise en oeuvre d’actions structurantes de l’établissement (digitalisation, certifications, labellisations, …), Coordonner et assurer la gestion administrative ainsi que les aspects logistiques du secrétariat général (courrier, messagerie et agenda), Contrôler les actes de gestion dans un souci de préventions des risques contentieux, Participer à l’instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire, Assurer le suivi d’indicateurs élargis à l’écosystème de l’école et produire des bilans concernant l’activité de la structure, S’assurer de l’archivage des contrats, conventions et informations. Préparer et participer aux instances réglementaires de l’école (CHSCT, ILC…) : convocations, ordre du jour, rédaction du PV de séance

APPUI ET COMMUNICATION :
Lancer et suivre des prestations dans le cadre des projets et missions du SG (Noyau technique, devis, commande, facturation, …) Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement et la performance de la structure, Accueillir, informer et orienter tout interlocuteur, Garantir la circulation de l’information et la communication.

Profil recherché:
Savoir
Culture administrative et juridique dans l’ESR
Outils informatiques Environnement des écoles d’ingénieurs

Savoir faire
Accueillir, informer Maîtriser les délais Travailler en équipe Rendre compte

Savoir être
Capacité d’adaptation
Être autonome
Discrétion et Réactivité
Organisé(e) et rigoureux(euse)

De formation supérieure (Bac + 3/4), idéalement dans la gestion administrative
et/ou la gestion de projets, vous faites état d’une expérience d’au moins 8 ans dans unde ces domaines.

Vous tirez profit de la pratique du management de projets pour mener de front vos missions en toute autonomie et efficacité dans le respect des délais. Votre maîtrise de la gestion administrative, votre implication et votre esprit d’initiative vous ont conduits à être responsabilisé sur des projets divers et variés. Vous êtes à l’aise avec les chiffres, et avez une bonne compréhension des masses budgétaires. Votre culture juridique et en particulier votre intérêt pour les marchés publics constitue un atout supplémentaire.

Vous êtes à l’aise avec l’outil informatique (Pack office, logiciels internes…) que vous utilisez au quotidien.
Doté d’un excellent relationnel, vous êtes reconnu pour votre sens du service et de la performance.

Votre capacité à convaincre et à mobiliser va de pair avec une grande qualité d’écoute, de synthèse et d’organisation. Vos qualités rédactionnelles sont avérées.
Polyvalence et souplesse de fonctionnement sont des qualités indispensables à la réussite de ce poste charnière pour l’école. Une grande disponibilité est nécessaire.

Poste basé à Noisy le Grand. CDD d'un an

Entreprise:
L’Université Gustave Eiffel est née de la fusion de l’Université Paris-Est Marne-la-Vallée et de l’IFSTTAR, l’institut de la recherche européenne sur la ville et les territoires, les transports et le génie civil. Elle intègre une école d’architecture, l’EAV&T, et trois écoles d’ingénieurs, l’EIVP, l’ENSG Géomatique et ESIEE Paris. En réunissant pour la première fois en France le triptyque université / organismes de recherche / écoles, elle aura en particulier vocation à développer des collaborations nationales et internationales pour répondre aux enjeux sociétaux majeurs que génèrent les profondes mutations des environnements urbains où vit déjà 55 % de l’humanité.