Assistant de direction (H/F)

Contenu de l'offre Assistant de direction (H/F) chez UNIVERSITE RENNES 1

Affectation :

IUT de Rennes

Mission du service :

L'IUT de Rennes a pour mission de dispenser, en formation initiale et continue, un enseignement supérieur à vocation professionnelle destiné à préparer aux fonctions d'encadrement technique et professionnel dans différents secteurs de la production, de la recherche appliquée et des services. Il accueille plus de 1 850 étudiants dans ses 6 domaines de spécialité : Carrières Sociales, Chimie, GC-CD, GEII, GMP, GEA.

Mission du poste :

Sous l’autorité du directeur de l’IUT et en liaison avec le responsable administratif, l'assistant(e) de direction est chargé(e) principalement :

- du secrétariat de direction,

- de la réalisation d’actes de gestion administrative et financière du service formation continue et alternance (SFCA) de l'IUT de Rennes.

Activités principales :

Secrétariat de Direction :

- accueil téléphonique et physique

- tenue de l’agenda, organisation des rendez-vous

- traitement du courrier

- rédaction et mise en forme de documents, préparation de dossiers

- organisation des déplacements professionnels de la direction

- préparation et organisation des réunions internes et externes (convocations, ordre du jour, documents supports, comptes rendus…)

- préparation d’évènements spécifiques (séminaires, salons, réunions, accueil, …)

- diffusion d’informations internes et externes émanant de la direction

Gestion administrative et financière pour le compte du SFCA :

- gestion des dossiers de vacations des intervenants extérieurs (contrôle des données, rédaction de documents, enregistrement dans les applicatifs de gestion financières et bases de données, …)

- gestion des dossiers de rémunération des enseignants titulaires et intervenants extérieurs (déclaration des heures d’enseignement, états de paiements, mise en paiement des primes et des heures complémentaires)

- participation à la gestion financière (bons de commandes, suivi des dépenses, ordres de mission, remboursements de frais de déplacements, …)

- transmission des éléments de gestion au service financier de l’IUT.

Compétences recherchées :

- Connaissances des techniques de secrétariat

- Maitrise des outils de Bureautique (Word, Excel, Powerpoint, Acrobat, …) – culture internet

- Connaissance des techniques d’accueil téléphonique et physique

- Connaissances de techniques et outils de communication

- Connaissance souhaitée de l’environnement de l’enseignement supérieur et de la recherche

- Bonnes notions d’anglais

- Capacités rédactionnelles

- Sens relationnel

- Discrétion et respect de la confidentialité

- Sens de l’organisation et de la gestion des priorités

- Gout du travail en équipe

Modalités de recrutement :

Contrat à Durée Déterminée jusqu’au 31 aout 2019 (renouvelable)

Type d'emploi : Temps plein, CDD