Secrétaire de direction D2S

Contenu de l'offre Secrétaire de direction D2S chez Ville de Lille

Poste à pourvoir : Secrétaire de direction D2S
Type de poste : Temporaire
Référence du poste : CDD/02594
Date de recrutement souhaitée : 01/07/2021
Date de fin de candidature : 23/06/2021

Pôle : Affaires Sociales Et Education
Direction : SOLIDARITES ET SANTE
Service : EQUIPE DE DIRECTION SOLIDARITES SANTE

Informations d'embauche

Filières : Temps complet
Catégories : C
Cadres d'emplois : Adjoints administratifs Terr.
Famille métier : Fonctions supports
Métier : Secretaire
Temps de travail : Temps complet
Catégorie : C
Durée de stage : 0

Descriptif

Finalité du poste :
Le-la secrétaire de direction apporte une aide permanente au directeur-trice et à l’équipe de direction en termes d’organisation d’organisation administrative. Travaille en équipe avec les différents secrétariats de la D2S, du CCAS, des services de la Ville dont les secrétariats des élus.

Missions :
Accueil physique et téléphonique. Gestion du standard de la direction. Prise de message. Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent, en assurant un suivi adéquat. Recevoir, filtrer de manière méthodique et prioriser toutes les informations et messages à destination des cadres de direction (messages téléphoniques, courriers informatiques).

Gestion du courrier

Suivi administratif et préparation de dossiers thématiques (continuité de service, …). Préparer des dossiers complets (numériques et physiques)

Saisie informatique (dont logiciel Implicit)

Suivi/gestion des agendas des encadrants, et coordonner les prises de rendez-vous en lien avec le/les secrétariat/s concernés.

Organisation de réunions (réservation de salle, matériel…)

Prises de note et propositions de comptes rendus de réunion, élaboration de projets de courriers et de notes administratives

Commande de fourniture, gestion des stocks

Classement, archivage

Suivi des réponses aux courriers et dossiers signalés, réponses aux usagers…

Assister à la préparation et logistique d’événements impliquant les directeurs-trices / cadres de direction (séminaires, …)

Rédiger les ordres du jour en concertation avec les cadres ou les élus

Respecter les délais de transmission de documents avant la réunion

Organiser les déplacements des directeurs-trices ou événements en distanciel (via visio-Teams, webcams, matériel audio complémentaire, etc)

Présence physique indispensable

Compétences métier :
Savoir-faire

Maîtriser l’outil informatique (Word, Excel, Power-point, kolok, internet, Access, Teams, Alfresco, Sharepoint, etc.) Savoir s’organiser, gérer son temps, se fixer des priorités, faire des rétro-plannings, diagrammes de Gantt Maîtriser les techniques de communication, maîtrise de la langue, Capacité à analyser et à renseigner Capacité à prendre des notes rapides et restituer fidèlement et de manière synthétique des messages aux bons interlocuteurs Capacité à identifier les priorités et urgences Maîtrise de l’expression écrite et orale Connaissances

Connaissance des techniques de secrétariat

Connaissance du domaine de l’action sociale appréciée

Connaissance des services municipaux et de leur fonctionnement, environnement territorial

Les circuits et procédures administratives de la Ville et du CCAS.