Au cœur de l'activité administrative de la direction, vous apportez une aide permanente en termes d'organisation, de gestion, d'aide à la décision (création et mise à jour de nombreux tableaux de bord), d'information interne, d'accueil des publics et d'interface avec les autres services. Marchés publics, comptabilité et finances, dimension RH, secrétariat, assistance technique et logistique, archivage..., vous avez vocation à soutenir le travail administratif de la direction en faisant preuve d'autonomie, de polyvalence, d'esprit d'initiative et d'une grande rigueur dans l'organisation.
Missions
Soutien à l'organisation des activités de la direction
Tenir et gérer l'agenda de la directrice, en fonction des priorités ainsi qu'un agenda partagé de réunions pour la direction Organiser et préparer des contacts, rendez-vous et réunions Préparer les dossiers des réunions Gérer l'occupation et l'utilisation de la salle infocom pour les réunions internes (2j/sem) Participer à la relecture des documents avant impression Occasionnellement : rédiger des notes de fonctionnement et des compte-rendus de réunionComptabilité, suivi financier et marchés publics
Assurer la gestion budgétaire au quotidien (bons de commande jusqu'à la validation des factures, facturation, mise à jour des tableaux financiers, alerte sur les seuils marchés publics, insertions publicitaires Canal...) Assurer le suivi analytique des dépenses/recettes, la mise à jour et le partage d'indicateurs financiers et participer à la construction budgétaire annuelle Soutenir la directrice et les chargés de projet dans la rédaction des appels d'offres notamment sur la préparation des bordereaux de prixRéalisation de tâches administratives
Traiter, rédiger, mettre en forme et éditer des courriers et des documents concernant la direction Assurer la gestion du courrier : enregistrement, dispatching, départ Appliquer et s'assurer de l’application des différentes procédures (GTA, commission de recrutement, commission carrière/paie, commission des moyens, calendrier budgétaire, signalement grève...) Co-élaborer et mettre à jour les outils de suivi des activités de la direction : tableaux de bord RH/finances/marchés publics, fichiers de contacts... Réaliser des commandes de fournitures (administratives afficheur) et gérer des stocks Suivre, classer et archiver des dossiers, des courriels et des modèles de travaux effectués Accompagner l'archivage des supports de communication (physiques) Assurer la mise sous pli de l'envoi des n° de Canal au fichier extérieurPrise en charge de la gestion RH
Être un soutien permanent à la directrice et aux responsables de pôle et assurer le lien avec la DRH sur toutes les dimensions « personnel » : recrutement/renouvellement, formations, suivi des congés/absences, gestion Incovar (anomalies)... Assurer la préparation du tableau de rémunération des pigistes, établir le relevé pour paiement, suivre l'enveloppe budgétaire globale (journalistes photographes) Être le/la référent/e de la DRH pour le Document unique d'évaluation des risques (DUER) Favoriser la convivialité au sein de l'équipeGestion de l'accueil
Accueillir physiquement et téléphoniquement le public (y compris les visites impromptues) Accueillir physiquement et téléphoniquement les nombreux prestataires, assurer la réception, le contrôle et le dispatching des livraisons Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent Recevoir, filtrer et transmettre les messagesAppui technique et logistique
Être l'interface sur toutes les prestations techniques : informatique (maintenance, renouvellement, fournitures), achat de petit matériel, travaux/rénovation des locaux, mobilier... Préparer la reliure annuelle des n° de Canal Venir en renfort sur la diffusion des supports de communication (adressage et expédition, recadrage de l'afficheur/diffuseur, optimisation de la stratégie d'affichage sur site...) Assurer le respect de l'utilisation et le suivi de la maintenance des véhicules de la direction Assurer le suivi de la dotation vestimentaire et le certificat d'aptitude Cases pour l'afficheur Renfort organisationnel et d'accueil lors de certains événements (ex : Accueil des Nouveaux Pantinois, Fête de la ville...)Compétences requises
Savoir
Connaître et appliquer les règles et procédures administratives Prendre des notes et rédiger des documents Maîtriser parfaitement l’outil informatique (Word, Excel, Powerpoint, Intranet, Ciril...), l’orthographe et la syntaxe Connaître les principales spécificités techniques liées au monde la communication (impression, diffusion, création graphique, web) Maîtriser les fondamentaux en terme de RH, comptabilité et finances publiques, marchés publicsSavoir-être
Aisance relationnelle, savoir accueillir tout type de visiteur/interlocuteur et s’exprimer face à lui Polyvalence Capacité d'écoute et de dialogue Sens des responsabilités, de l'initiative et de l'autonomie Disponibilité Rigueur Grande discrétion professionnelle Adaptation et réactivité Implication et esprit positifSavoir faire :
Organiser son travail avec précision (être polyvalent et multitâches en évitant l'éparpillement) Évaluer l’importance ou l’urgence d’une demande/tâche à effectuer et prioriser Être en capacité de suivre/(ré)impulser un dossier au long cours Gérer des informations et des dossiers complexes et/ou confidentiels Être force de proposition (organisation, process...)Profil demandé
2 à 5 années d'expérience dans un poste équivalent Expérience indispensable de l'environnement administratif de service public, de préférence en collectivité territorialeConditions de travail
Durée hebdomadaire : 37h30 Conditions particulières : possibilité de pics d'activités plusieurs fois par anDate limite de dépôt de candidature : 31 octobre 2018
Merci d'adresser votre candidature (lettre de motivation et CV)
par courrier à :
Monsieur le Maire de Pantin
Conseiller départemental de Seine-Saint-Denis
84/88 avenue du Général Leclerc
93507 Pantin cedex
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