VOLUNTAE,expert des métiers comptable et financier en cabinet ou en entreprise, recrute pour une agence d’architecture franco-japonaise dont la maison-mère est à Tokyo. A Paris, les locaux sont situés dans le 11ème arrondissement et l’agence compte une trentaine de collaborateurs.
Pour le compte de cette agence nous recherchons unOffice Manager bilingue anglais H/F.
Les missions de ce poste :
En tant qu’Office Manager bilingue anglais, vous serez directement rattaché(e) à la directrice d’agence et vos missions consisteront à :
ADMINISTRATION ET GESTION
-Accueil des visiteurs
-Standard téléphonique
-Ouverture et tri du courrier
-Gestion de l’agenda partagé
-Classement des documents
-Assistance, maintenance et négociation des contrats de service, de mutuelle, de prévoyance (téléphonie, internet, photocopieur, sécurité, nettoyage des locaux, recyclage)
-Supervision et gestion du respect de la vie collective et du règlement intérieur de l’agence
RESSOURCES HUMAINES
-Interface avec le cabinet d’expert-comptable et transmission mensuelle des documents pour préparation des bulletins de salaires
-Gestion des contrats : CDD, CDI, salarié détaché ICT de notre maison mère de Tokyo (intra corporate transfer), « Mise à disposition », Passeport talent « salarié en mission », titre de séjour, visa. Gestion des déclarations préalables de détachement.
-Gestion des déclarations (DUE), congés payés, arrêts maladie, congés maternités, congés parental, fin de contrat, médecine du travail, ouverture des droits à l’assurance maladie, mutuelle et prévoyance
-Edition des contrats et conventions de stage
-Mise à jour du registre du personnel
-Diffusion des annonces via notre site internet et compte Linkedin et cabinets de recrutement, traitement des candidatures et prise de rendez-vous des candidats
-Encadrement du personnel d'entretien
-Mise à jour des documents internes
-Formations, montage des dossiers de prise en charge (Actalians & CPF)
-Gestion des entretiens d’évaluation annuelle et entretiens professionnels
CANDIDATURES
-Montage des dossiers d'appel d'offres des marchés publics en France et à l’international
-Dépôt dématérialisé des dossiers de candidatures (DUME)
-Mise à jour du book de l’agence : portfolio, CV, présentation d'équipe
-Mise à jour des contacts de BET (bureaux d’études techniques)
COMMUNICATION
-Liaison hebdomadaire avec la maison mère de Tokyo
-Gestion des demandes et des publications presse en France et à l’international
-Mise à jour de la liste des salariés, des contacts, de la presse et des prestataires
-Lecture des contrats en liaison avec le cabinet d’avocats (droit d’exploitation intellectuelle, convention
d’édition, contrats de royalties...)
VEILLE JURIDIQUE
-Comptabilité, Droit du travail, Marchés publics, Statuts de la sociéte
Informations du poste :
Poste en CDI en statut Cadre
Localisée sur Paris 11ème - Parmentier (ligne 3)
Base Horaire : 39h
Le salaire : 50-55K€brut fixe annuel selon profil et expérience
Votre profil :
Vous disposez d’une formation supérieure et vous justifiez d’au moins 7 ans d’expérience sur un poste similaire. Par ailleurs, vous pratiquez un anglais courant et vous avez une sensibilité à la culture japonaise, à l’architecture et le design. Une expérience à l’internationale serait un plus sur ce poste. Enfin, vous maîtrisez le Pack Office et idéalement InDesign et vous maitrisez l’orthographe.
En tant qu’Office Manager, vous êtes rigoureux et autonome. Par ailleurs, la polyvalence et l’organisation sont vos points forts.
« Voluntae, votre réussite est notre volonté »
Référence de l’offre : AK2
Type d'emploi : CDI
Expérience:
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